Dotation vestimentaire professionnelle

Le titulaire fournit des articles d’habillement professionnel et met en œuvre un dispositif permettant aux agents concernés d’y accéder dans un périmètre défini et contrôlé. Il ne s’agit ni d’un bon cadeau ni d’un moyen de paiement libre : aucune valeur fiduciaire n’est remise aux agents, aucun remboursement ne leur est versé, et les achats sont facturés directement aux Archives nationales.

Articles et accès

Les catégories susceptibles d’être autorisées comprennent pantalons, robes et jupes, chemises, chemisiers et tuniques, polos et tee-shirts, pulls, gilets et vestes, doudounes et parkas, chaussures et bottes. Les sous-vêtements, cosmétiques, parfums, articles promotionnels sans lien avec les missions, articles hors habillement et EPI sont exclus.

Le titulaire propose les canaux disponibles, tels qu’un magasin physique, un site de vente en ligne ou une commande dédiée. Les mêmes règles d’éligibilité, de plafond et de contrôle s’appliquent aux différents canaux, sauf impossibilité technique explicitée dans l’offre. Un complément de paiement personnel peut être permis lorsque la sélection dépasse le plafond individuel, dans la mesure du possible ; il ne peut pas être facturé aux Archives nationales.

Gestion, contrôle et suivi

Les Archives nationales transmettent la liste nominative des bénéficiaires, qui peut évoluer en cours de marché, et définissent le niveau de dotation par agent ou catégorie d’agents. La solution proposée — compte bénéficiaire, identifiant nominatif, carte dédiée, code ou mécanisme équivalent — doit permettre de :

• vérifier l’éligibilité, ouvrir et gérer les droits individuels, et prendre en compte leur suspension ou désactivation ;
• limiter les achats aux seules catégories autorisées et bloquer les achats non conformes ;
• tracer les dotations ouvertes, consommations, rejets ou blocages et désactivations, sans demander aux agents de justificatifs d’achat.

À titre indicatif, le dispositif concerne 165 à 170 agents, sans engagement contractuel ; ce volume peut être ajusté. Le titulaire fournit un reporting périodique au moins trimestriel, dans un format exploitable, indiquant notamment le nombre de bénéficiaires et d’utilisateurs, les dotations ouvertes, consommations et soldes disponibles, les consommations par période et par catégorie ainsi que les anomalies éventuelles.

Assistance et continuité

Le titulaire met à disposition une assistance pour les agents et les services gestionnaires, fournit les informations nécessaires à l’utilisation du dispositif et garantit sa continuité de fonctionnement. En cas d’incident, il informe les Archives nationales dans les meilleurs délais et propose une solution de rétablissement ou de contournement. En fin de marché, il remet les données nécessaires au suivi administratif, budgétaire et comptable, précise le traitement des dotations non consommées selon les instructions reçues et accompagne les opérations de clôture ou de transition.