Dépôt, conservation et gestion des archives

Stockage et conservation

• Stockage sécurisé et conservation des supports selon exigences de traçabilité et d'intégrité des données.
• Gestion des conditionnements (boîtes, conteneurs, palettes) et mise à disposition des conteneurs pour opérations de communication/retour.

Communication et consultation

• Mise à disposition et communication physique d'unités d'archives, retrait/insersion et réintégration dans les lieux de conservation.
• Consultation sur site de documents conservés, gestion des demandes via un outil de gestion informatisé et traçabilité des opérations.

Destruction

• Destruction d'archives à la demande selon procédures établies, émission d'un certificat de destruction et mise à jour de l'inventaire.

Prestation intellectuelle

• Tri, classement, rangement, inscription du contenu et inventaire des boîtes ; saisie et tenue à jour des métadonnées dans le système de gestion.

Exigences opérationnelles et pilotage

• Réunions de lancement, comités de suivi opérationnel et reporting périodique.
• Traçabilité complète des flux, saisie des inventaires dans le système informatisé et échanges dématérialisés des informations.

Volumes et fréquences estimés

• Collectes : environ 150 conteneurs par an, répartis sur ~4 prises en charge annuelles.
• Destruction : environ 17 000 dossiers par an, soit ~370 conteneurs/an destinés à la destruction.

Sécurité et confidentialité

• Mesures de sécurité des locaux et contrôle d'accès, obligations de confidentialité et protection des données personnelles conformément aux prescriptions applicables.

Modalités contractuelles opérationnelles

• Prestations forfaitaires pour certaines prestations et interventions déclenchées par bons de commande pour d'autres opérations (collectes, communications, destructions, prestations intellectuelles).