Déménagement de documents d'archives

Phase opérationnelle

• Transferts internes successifs entre sites de stockage (phase 1 : transfert du bâtiment A vers le bâtiment B ; phase 2 : transfert du bâtiment B vers le bâtiment A).
• Retablettage des travées de destination lors des transferts et dépoussiérage intégral des fonds lors du retour, avec retablettage ponctuel si nécessaire.

Typologies et manutention

• Manipulation et conditionnement adaptés aux types documentaires : livres, registres, liasses, classeurs, chemises, pochettes, boîtes et cartons d’archives.
• Méthodes de manutention différenciées selon la typologie et la valeur patrimoniale (fonds uniques et irremplaçables) pour limiter les risques physiques.

Organisation, traçabilité et récolement

• Réunion technique de préparation et planification détaillée (procédures, moyens humains et matériels, marges de sécurité).
• Tenue et transmission d’un fichier de récolement et de suivi des mouvements au format tableur (ODS) : étiquetage, journalisation des mouvements et contrôle d’exactitude au récolement.

Matériel, conditionnement et prestations complémentaires

• Fourniture et mise en œuvre de matériels et consommables : papier bulle, emballages spécifiques, protections cabine d’ascenseur, armoires roulantes temporaires, étiquettes et outillage de repérage.
• Fourniture, installation et utilisation de moyens techniques dédiés au transfert et à la protection des documents (protections physiques, calage, chariots adaptés).

Sécurité et accès

• Mise en place de mesures de sécurité et de protection des collections : encadrement des accès, contrôles d’accès, sensibilisation du personnel intervenant, procédures de manutention pour documents patrimoniaux.

Planning et livrables

• Remise d’un planning détaillé intégrant phases, ressources humaines et matérielles, marges et modalités de récolement.
• Livrables attendus : fichiers de récolement à jour (ODS), étiquetage et traçabilité des opérations, attestation de conformité des transferts.