Création du nouvel intranet

Le marché porte sur la conception et la mise en œuvre d’un nouvel intranet pour les 187 collaborateurs d’XL Habitat, répartis entre le siège, les agences et antennes des Landes, la régie de travaux et les gardiens. La solution doit couvrir les usages sur PC, téléphone mobile et tablette, et permettre une communication unifiée entre les personnels sédentaires et de terrain.

Périmètre fonctionnel

La plateforme doit proposer une arborescence évolutive et personnalisable, comprenant notamment :

• annuaire des collaborateurs avec fonctions, photographies, coordonnées, localisation et liens vers les agences et antennes ;
• organigramme, trombinoscope, présentation de l’Office, conseil d’administration, CCL, directions, métiers et rubrique « qui fait quoi » ;
• actualités « À la une » avec encart vidéo, chiffres clés, agenda de l’Office, carrousel des livraisons et espace consacré au PSP et au nouveau siège ;
• espaces CSE, valeurs, syndicats, nouveaux arrivants, FAQ, offres d’emploi et portail d’accès ;
• cartographies des CESF, gardiens, antennes, responsables des unités de gestion et chargées de gestion locative ;
• moteur de recherche transverse avec recherche avancée, navigation entre les pages, mentions légales, plan du site, contacts, mentions personnelles et politique de confidentialité ;
• gestionnaire de médias, de formulaires et de flux RSS, liens vers le télétravail, la mutuelle, la prévoyance et les logiciels internes.

Les fonctionnalités fortement souhaitées comprennent une revue de presse, la réservation de voitures et de salles, des liens vers les réseaux sociaux et les sites de l’Office, les sondages, les webinaires, les tableaux de bord, les « Flash Infos », une boîte à idées, les chartes informatique et IA, la génération automatique de newsletters, la météo et la publication des outils de communication internes.

Mobilité et communication éditoriale

La solution doit être accessible sur PC, Mac, smartphone et tablette, avec prise en charge des principaux navigateurs du marché, notamment Internet Explorer, Chrome, Firefox et Safari, et une adaptation dynamique aux smartphones et tablettes par responsive design. Elle doit permettre la création et la personnalisation d’une application mobile dédiée, disponible dans les stores Google et Apple, ainsi que l’envoi de certaines notifications par SMS pour les personnels de terrain ou les informations urgentes.

La gestion éditoriale doit intégrer le ciblage des audiences et des droits de consultation, une interface de rédaction avec mise en forme, liens, médias, documents et tableaux, la prévisualisation avant publication, des workflows configurables avec états, rôles et profils de contributeurs, ainsi qu’un calendrier éditorial avec dates de début et de fin de visibilité.

La plateforme doit également permettre la création et l’envoi de newsletters par courriel, la gestion des abonnements et désabonnements des membres et groupes, le suivi des lecteurs, la publication sur la plateforme, l’utilisation de modèles et la gestion d’un workflow de publication.

Modèle de plateforme et administration

Le portail doit reposer au minimum sur une page d’accueil, des types de contenus, une organisation de l’information par rubriques, plan de classement ou thématiques, des rôles et droits, des processus de validation, un habillage graphique et des fonctionnalités activables ou désactivables. Le design et l’ergonomie doivent être personnalisés.

Les rôles prévus sont les suivants :

• administrateur technique : exploitation du serveur du site intranet ;
• administrateur fonctionnel central : configuration des modules, modèles d’espaces, contenus, droits et rôles ;
• administrateur fonctionnel d’espace : activation des modules, agencement des pages, publications, droits, rôles et modération ;
• gestionnaire : organisation des contenus et gestion des droits sur les rubriques ;
• validateur : validation et publication des contenus ;
• contributeur ou publicateur : contribution dans les espaces et modules autorisés ;
• lecteur : accès à tout ou partie du site selon ses droits.

L’administration doit être répartie entre le prestataire, la DSI et la direction de la communication selon les fonctions définies dans le cahier des charges.

Prestations d’accompagnement et d’exploitation

Le titulaire assure la mise en œuvre technique, le maintien en conditions opérationnelles, le conseil, l’assistance et l’accompagnement pendant le projet. Sont également prévus la formation de l’équipe projet de la direction de la communication et de la DSI, la garantie et la maintenance des développements et paramétrages, ainsi que, si nécessaire, des études relatives à des modules ou outils tiers avec production d’un dossier et de prestations de conseil.

La solution doit fournir des statistiques d’usage permettant de piloter les contenus et d’identifier les rubriques peu consultées.

Architecture, maintenance et sécurité

La solution doit pouvoir s’interfacer avec l’environnement hybride d’XL Habitat, combinant des composants « On premise » et des solutions SaaS. Les conditions de maintenance doivent couvrir :

• la maintenance corrective, avec délais de prise en charge et de résolution, moyens de contact et support par courriel, téléphone ou portail de ticketing ;
• la maintenance évolutive, incluant les nouvelles fonctionnalités et leur compatibilité ;
• la maintenance préventive, incluant la surveillance des infrastructures SaaS, les tests et les mises à jour de sécurité.

La réponse doit préciser la localisation et la capacité de stockage des données, le respect du RGPD, le chiffrement, la gestion des droits d’accès, l’authentification et la journalisation des accès et actions. Elle doit également détailler la fréquence des sauvegardes, leur durée de conservation, le nombre de versions disponibles, ainsi que les conditions et délais de restauration.

Les niveaux de service attendus portent sur la prise en charge et la réponse aux incidents critiques, le délai maximal de résolution des incidents majeurs, les performances de chargement et d’accès, et la restauration des données avec reprise d’activité en cas d’incident majeur. Les incidents sont distingués entre niveaux critique, majeur et mineur.

Réversibilité et formats de restitution

À la fin du contrat, la réversibilité est incluse dans le prix du marché. Elle comprend la restitution des contenus, bases de données, documents, médias, données associées, utilisateurs, profils, workflows, règles de sécurité, développements, documentation, architecture, procédures de sauvegarde et restauration, ainsi que les environnements et paramètres de sécurité. La restitution complète doit intervenir dans un délai maximal de 30 jours calendaires à compter de la demande.

XL Habitat doit devenir propriétaire exclusif des développements spécifiques, avec cession définitive des droits de propriété intellectuelle sans limitation de durée. Aucun composant développé pour le projet ne doit être retenu ou rendu inutilisable lors de la réversibilité. Sur demande, le titulaire supprime les données hébergées et fournit une attestation de destruction.

La solution ne doit créer aucune dépendance technique ou juridique. Les formats utilisés doivent être ouverts ou standardisés, publics ou facilement accessibles, et leur structure doit être documentée par un dictionnaire de données, un schéma XML ou JSON et les métadonnées associées. Le périmètre de restitution inclut les données, leurs métadonnées et les liens entre données, de manière unitaire ou en masse.

Éléments attendus dans l’offre

Le candidat fournit une présentation de la société, les grilles fonctionnelles indiquant la faisabilité de chaque besoin et son caractère standard ou spécifique, une note méthodologique, sa compréhension des besoins, les solutions proposées pour chaque besoin, un engagement sur le planning et les niveaux de qualité de service. L’offre comprend également l’évaluation des charges et actions, une grille tarifaire complète, l’équipe proposée et son organisation, les références de la société et de l’équipe, ainsi que des exemples de réalisations similaires avec URL.