Conception et impression de livrets d’accueil des patients

La prestation porte sur le livret d’accueil et le guide des services, leurs annexes et une chemise à rabats. Le titulaire conçoit les supports à partir des textes, photos et plans fournis par l’établissement et selon sa charte graphique. L’offre doit comprendre des maquettes du livret et de la chemise, en offre de base et en variantes; l’absence de maquettes peut entraîner le rejet de l’offre. Le titulaire apporte aussi un conseil pour la conformité réglementaire du livret. Le planning prévoit la prospection d’annonceurs, la transmission des résultats et du produit de vente d’espaces publicitaires, puis les échanges et la validation des insertions.

Supports et caractéristiques

• Livret : 48 pages, format fini 18 × 26 cm et ouvert 36 × 26 cm; papier semi-mat 135 g/m² pour les pages et la couverture de 4 pages; impression quadri recto-verso et façonnage à 2 points métal. Le rédactionnel est annoncé comme sensiblement équivalent à celui du livret et du guide actuels, d’environ 45 pages.
• Chemise à rabats : format fini 21,70 × 31 cm, ouvert 53,40 × 40,50 cm; papier semi-mat 350 g/m²; impression quadri recto-verso et découpe à la forme. Rabats latéraux de 5 à 7 mm et rabats du bas de 6 à 7 mm.
• Neuf annexes imprimées sur papier offset blanc 80 g/m² : sommaire A4 d’une page; directives anticipées A4 de 11 pages agrafées en haut à gauche; engagement contre la douleur A4 d’une page; identitovigilance A5 d’une page; IQSS A4 d’une page; Mon Espace Santé 10 × 21 cm d’une page; questionnaire de satisfaction A4 d’une page; EIGAS A5 d’une page; refus Espace Santé A4 d’une page. L’impression est en quadri au recto ou recto-verso selon l’annexe.

Quantités, mises à jour et conditionnement

Le CCTP prévoit, pour chacune des trois premières années, 25 000 exemplaires du livret et du guide, livrés en deux fois, et 20 000 exemplaires de la chemise ainsi que de chacune des annexes. Les livrets sont conditionnés par cartons de 500 exemplaires maximum sur palette; les annexes sont encartées dans les chemises pliées avant livraison. Une mise à jour du livret et du guide est prévue en octobre de chaque année sans surcoût. Le règlement de consultation indique par ailleurs une quantité maximale de 20 000 livrets par an, soit 80 000 sur quatre ans : cette indication diffère des 25 000 exemplaires annuels décrits techniquement et appelle une clarification.

Étapes et exécution

Après acceptation des maquettes, elles servent pendant la durée du marché; les fichiers modifiés pour les mises à jour sont fournis par l’établissement. Le planning prévoit notamment la remise des textes et photos et des fichiers associés sous 8 jours ouvrés après notification; jusqu’à 10 jours ouvrés pour les échanges sur les annonceurs, puis 8 jours ouvrés pour valider les insertions; 10 jours ouvrés pour les corrections de maquettes et jusqu’à 8 jours ouvrés pour leur validation; 10 jours ouvrés pour les corrections des premiers BAT et jusqu’à 8 jours ouvrés pour leur validation définitive. Le bon de commande annuel est prévu au plus tard 8 jours ouvrés après accord de fabrication. Les dates de production et de livraison ne sont pas renseignées dans le planning. Les livraisons sont franco de port et d’emballage, accompagnées d’un bon de livraison, au magasin central du Centre Hospitalier Jacques Cœur; la direction de la communication décide de l’acceptation qualitative et quantitative.