Fournitures de bureau et consommables

L’accord-cadre couvre les fournitures courantes de bureau et le papier, les petits équipements et consommables informatiques, les produits de réception et de convivialité ainsi que les produits d’hygiène ou d’entretien. Le BPU comprend notamment du papier A4 et A3 de 80 g, des enveloppes et pochettes, des articles de classement, cahiers et blocs, stylos et autres fournitures de bureau, boissons, café, thé, biscuits, gobelets, serviettes, produits d’entretien, souris, câbles, convertisseurs et multiprises.

Les prestations supplémentaires éventuelles sont facultatives : mobilier de bureau, signalétique de sécurité et équipements de protection individuelle ou collective. Le BPU prévoit notamment, au titre de ces options, du gel hydroalcoolique en flacon de 300 ml et des boîtes de masques de 60 ou 50 unités.

Pour le mobilier, les spécifications comprennent notamment :

• Armoires basses de H. 104 cm, L. 80 × P. 48 cm, avec deux tablettes métalliques; armoires hautes de L. 120 × P. 43,5 cm, en versions H. 100 cm (3 niveaux, 2 tablettes) ou H. 198 cm (5 niveaux, 4 tablettes). Ces dernières comprennent des tablettes réglables tous les 25 mm, avec une charge utile uniformément répartie de 60 kg dessus et 50 kg dessous; rideaux PVC classés M1.
• Bureaux de direction de 200 × 100 cm, plateau de 25 mm, hauteur de 72 cm et pieds réglables jusqu’à 15 mm; caissons mobiles de 42 × 58 × 60 cm, avec tiroirs intérieurs de 32,5 × 47 × 7,5 cm.
• Tables pliantes de 140 × 70 × 73,5 cm, plateau de 25 mm et épaisseur repliée de 7 cm; empilables.
• Lampes de bureau LED, dont un modèle de 7 W, 500 lm, 6 000 K, à trois intensités; et un modèle de 8 W, 700 lm, 3 500 K, annoncé à 100 lm/W, 10 000 h et classe A+.
• Sièges et station de travail assis-debout; celle-ci dispose de 22 réglages et supporte au maximum 16 kg.

Commandes et outil en ligne

Le titulaire met à disposition un outil accessible par navigateur, sans frais supplémentaires pour sa mise à disposition, son paramétrage et son accompagnement. Il propose un catalogue restreint des références BPU, des comptes utilisateurs par service ou délégation, le suivi budgétaire et des statistiques de commandes, produits, lieux de livraison, prix et quantités exportables sous Excel. Une formation, des notices et fiches pratiques sont fournies. La commande par courriel ou téléphone reste exceptionnelle, notamment en cas d’urgence, de dysfonctionnement ou de produit hors catalogue.

Le prestataire assure la maintenance corrective et logicielle ainsi qu’une assistance par téléphone ou messagerie. La prise en compte des demandes par téléphone est assurée au minimum du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h, hors jours fériés; des horaires plus étendus proposés par le prestataire prévalent. L’assistance qualifie les anomalies bloquantes, majeures ou mineures et les résout selon les délais annoncés dans son offre.

Livraison, conformité et suivi des produits

Les délais maximaux sont de 24 h après validation de la commande sur le continent et de 72 h en Corse; une commande peut être passée jusqu’à 18 h pour une livraison le lendemain. Les livraisons sont effectuées du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 18 h pour le siège et entre 8 h 30 et 17 h pour les délégations. Elles sont acheminées aux étages et par service selon les consignes du bon de commande. Les palettes ne doivent pas être laissées sur place. Hors exception, les colis de fournitures (hors mobilier) ne dépassent pas 5 kg.

Le titulaire demeure responsable des fournitures, de leur contenu, contenant, emballage et transport jusqu’à la signature du bon de livraison. Le transport, le chargement et le déchargement sont à sa charge. Les produits doivent être neufs, en très bon état, conformes à l’offre, aux exigences contractuelles et au bon de commande. En cas de produits manquants ou non conformes, l’échange ou l’avoir est mis en œuvre; la relivraison est effectuée aux frais du titulaire dans les 24 h calendaires suivant la réclamation. Pour les produits non conformes, la demande de retour peut être faite dans les 30 jours ouvrés suivant réception; la reprise intervient sous 24 h à 5 jours ouvrés. En cas de retour ou d’échange, aucun frais de port ne peut être facturé.

Le titulaire conserve et assure les produits avant livraison dans une zone sécurisée et adaptée à leur bonne conservation. Il suit les références, alerte en cas de rupture et propose des substitutions de caractéristiques équivalentes ou supérieures au prix initial; le réapprovisionnement doit intervenir en moins d’une semaine. Les nouveaux produits et remplacements définitifs sont soumis à approbation préalable. La durée de garantie est identifiée pour chaque produit; les produits sous garantie sont échangeables gratuitement en cas de panne, avec retour à la charge du titulaire et échange sous 24 h si le produit est en stock. Après trois réclamations pour non-qualité concernant un article, celui-ci est retiré du catalogue et son remplacement est soumis à approbation.

Une réunion de démarrage organise notamment les catégories de produits, les budgets, les interlocuteurs et la création d’environ 30 à 35 comptes, valideurs et comptes administrateurs. Des statistiques trimestrielles portent sur les 155 produits les plus commandés par délégation et service, la consommation des budgets, les retours, erreurs de facturation, réclamations et commandes par téléphone ou courriel. Des réunions supplémentaires et des actions correctives ou d’amélioration peuvent être demandées.