Assistance administrative et documentaire aux instances de gouvernance

Assistance à la préparation des instances de gouvernance

Préparation matérielle et logistique des réunions (conseil d'administration, assemblées générales ordinaires/extraordinaires/mixtes).
Rédaction et mise en forme des convocations, ordres du jour et constitution des dossiers de séance.
Présentation et structuration des dossiers de séance pour lecture et décision.
Rédaction de projets de procès-verbaux et production de comptes rendus à partir des éléments fournis.
Présence sur site d'une demi-journée par instance pour tenue ou préparation des réunions ; participation possible aux réunions préparatoires internes.

Appui fonctionnel et documentaire

Identification et contextualisation des textes et règles applicables à l'activité (domaines opérationnels et procéduraux).
Structuration de documents et accompagnement des démarches administratives liées aux procédures internes (consultations, dossiers, modalités de maîtrise d'ouvrage).
Élaboration de notes synthétiques expliquant obligations procédurales et étapes opérationnelles.

Veille juridique et réglementaire

Suivi des évolutions législatives et réglementaires pertinentes et information synthétique des interlocuteurs désignés.
Anticipation des impacts des évolutions réglementaires sur l'organisation et les procédures internes.

Livrables et modalités de transmission

Production et transmission dématérialisée des livrables : convocations, ordres du jour, dossiers de séance, comptes rendus, projets de procès-verbaux, rétro-plannings, listes d'actions, tableaux de suivi, notes et synthèses, supports de réunion et documents de cadrage.
Formats, périodicité et destinataires des livrables à définir en phase de démarrage avec les interlocuteurs opérationnels.

Modalités d'intervention et continuité

Intervention sur sollicitation des instances ou des services internes, avec interlocuteurs opérationnels désignés au démarrage.
Garantie de continuité et stabilité des intervenants et adaptation des lieux d'exécution (présence sur site ou travail dans les locaux du prestataire selon besoin).

Confidentialité et sécurité des informations

Mise en place de mesures assurant la confidentialité, la traçabilité et la sécurité des données manipulées dans le cadre des prestations (gestion des droits d'accès, conservation et restitution/destruction des données en fin d'exécution).
Obligation de former et d'encadrer les intervenants sur les règles de confidentialité et de tenue des documents sensibles.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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