Analyses d’anatomo-cytopathologie externalisées

Le titulaire prend en charge les prélèvements et examens d’anatomo-cytopathologie. Le CH de Dreux ne réalise pas leur technique. Environ 60 % de l’activité du laboratoire provient de l’hospitalisation ; le reste provient des consultations externes et donne lieu à une facturation directe aux patients par le titulaire. L’organisation sur site comprend 1 ETP de secrétariat médical pour la traçabilité et la continuité avec le coursier, ainsi que quatre locaux (secrétariat, pièce d’extemporané, stockage des produits, tri des prélèvements).

Prise en charge et examens

Le titulaire fournit les consommables nécessaires au recueil et aux examens, ainsi que les bons de demande en duplicata et un modèle pour son offre. Il suit les conditions d’utilisation et le stockage des fournitures avec l’hôpital. Les documents de demande et procédures couvrent notamment l’identification du patient et des prélèvements, la nature et le siège des échantillons, les renseignements cliniques, le caractère urgent, les recherches particulières et les dates et heures de prélèvement. Les prélèvements frais sont considérés comme potentiellement infectieux ; le conditionnement respecte la réglementation et l’identification du patient figure sur le contenant, non sur le bouchon. Des procédures spécifiques sont prévues pour les examens urgents, les prélèvements frais et les transmissions hors horaires, le cas échéant.

Les examens extemporanés programmés et congélations destinées à la tumorothèque sont regroupés sur deux demi-journées choisies avec le titulaire, avec présence d’un anatomopathologiste sur le site. Le CH transmet par télécopie la liste des interventions prévues la semaine suivante ; le jour d’envoi est fixé de concert. Le CH fournit uniquement un congélateur à −80 °C, sans consommables ni matériel. La tumorothèque est en réseau avec le CHU de Tours, qui organise la collecte des échantillons congelés.

Le transport est assuré par le titulaire du lundi au vendredi, de 8 h à 15 h 30. Le ramassage se fait au laboratoire ACP, à heures fixes tenant compte du secrétariat ; une tournée quotidienne est souhaitée, avec au minimum trois tournées par semaine et cinq jours souhaités. Le titulaire garantit l’intégrité et la sécurité des échantillons jusqu’à son laboratoire, avec véhicules et conteneurs adaptés, conditions de conservation décrites et mesures pour les substances dangereuses, notamment le formol. Il assure la continuité et le respect des délais lors des longs week-ends et jours fériés, et précise son organisation pour les jours fériés.

Examens, résultats et suivi

Le BPU couvre un éventail d’examens de pièces opératoires et biopsies, cytologies, examens immunocytochimiques et immunohistochimiques, hybridations in situ et analyses génétiques somatiques. Les quantités annuelles restent estimatives et les désignations indicatives. Parmi les volumes recensés figurent 355 exérèses endoscopiques de 1 à 2 lésions colorectales, 141 de 3 à 5 lésions, 56 pièces de colectomie partielle ou rectosigmoïdectomie, 118 placentas, 934 pièces d’exérèse monobloc ou en fragments non différenciés et 713 biopsies d’une structure anatomique. Le BPU prévoit aussi 1 057 examens immunocytochimiques ou immunohistochimiques de prélèvements fixés avec 1 à 2 anticorps et quantification, et 659 sans quantification ; il recense notamment 54 tests de mutation génétique des tumeurs colorectales et 34 des tumeurs de l’appareil respiratoire pour thérapie ciblée.

Les comptes rendus comprennent les identifiants administratifs et cliniques, l’identification des prélèvements, les descriptions macroscopique et histologique, la conclusion, les codes ADICAP et, pour les hospitalisations, les codes CCAM. Les comptes rendus de cancérologie suivent les règles de l’INCA réactualisées en décembre 2011. Les délais maximums, hors technique complémentaire (recoupe, coloration, immunohistochimie), sont de 2 jours pour les LBA, 20 jours pour les frottis cervico-utérins, 2 jours pour les autres cytologies, 10 jours pour les biopsies, 10 jours pour les pièces opératoires et 15 jours pour les placentas. Au-delà de 8 jours, des comptes rendus préliminaires sont attendus.

La restitution papier comprend au minimum trois exemplaires : archives du CH, médecin prescripteur et, le cas échéant, un exemplaire par médecin correspondant. Les documents sont transmis sous pli fermé par la navette quotidienne. Une messagerie cryptée est prévue pour les échanges numérisés ; un transfert direct vers le logiciel du dossier patient est envisagé à terme. Les résultats urgents sont adressés par télécopie sécurisée au secrétariat ACP et au service concerné, puis confirmés par téléphone.

Le titulaire établit les procédures d’enregistrement permettant la traçabilité, la recherche d’antériorités, le codage lésionnel et la détection des anomalies ; il tient un registre journalier de correspondance entre les numéros d’enregistrement et les identifiants patients. Les non-conformités sont signalées sur une fiche validée par les parties et suivies par téléphone, télécopie et traçabilité de leur résolution. Un suivi trimestriel est transmis entre le titulaire et la direction qualité/gestion des risques ; des réunions de suivi trimestrielles sont organisées la première année.

Expertises, sous-traitance et archivage

Les transmissions de lames ou blocs à des fins d’expertise, d’examen complémentaire ou de recherche suivent une procédure traçable. Une expertise donne lieu à un compte rendu archivé dans les deux structures ; les examens sous-traités sont consignés dans un registre et un exemplaire du compte rendu est conservé au dossier patient du pathologiste prescripteur. Le dossier patient ACP et les documents nécessaires au diagnostic sont archivés ; l’archivage des lames et blocs respecte les conditions de conservation et de sécurité requises. Les archives des examens sont organisées au cabinet ACP du titulaire afin d’être transmises intégralement au CH de Dreux à la fin du contrat.