Acquisition et maintenance de systèmes d'impression et consommables

Installation et configuration

• Livraison, installation et mise en service des matériels.
• Connexion des matériels au réseau informatique des sites en coordination avec le service informatique.
• Installation des drivers et logiciels sur 10 postes informatiques.

Logiciel de supervision

• Fourniture et installation d'une solution de supervision et de remontée de compteurs comprenant : découverte des périphériques, relevé des compteurs, configuration à distance, gestion des alertes, diagnostic des pannes, rapports d'utilisation (Excel/PDF), aperçu temps réel par périphérique et déclenchement automatique des commandes de consommables et d'interventions.
• Démonstration et mémoire technique requis pour valider les prérequis techniques du logiciel avant mise en œuvre.

Caractéristiques et fonctionnalités minimales obligatoires

• Carte réseau, duplex automatique, by-pass, chargeur recto-verso sur tous les MFP.
• Gestion des codes d'accès (par copieur et/ou par poste), impression différée, scan vers fichier et vers mail.
• Langage PCL et PostScript obligatoires, protocole SNMP.

Formation

• Formation des utilisateurs à la prise en main des équipements.
• Formation complémentaire et formation des administrateurs pour l'exploitation et la supervision.

Maintenance et support

• Maintenance préventive : visites de contrôle annuelles et carnet d'entretien pour chaque matériel; calendrier de maintenance à valider en réunion de lancement.
• Maintenance curative : intervention sous 1 jour ouvré après déclaration (sur site ou télémaintenance selon nature de l'incident).
• Délai de résolution des incidents fixé à 2 jours ouvrés à compter de la déclaration.
• Mise en place d'une solution de contournement sous 48 heures sans frais supplémentaires lorsque prévu.
• Remplacement des matériels défectueux en cas de taux d'intervention élevé ou dysfonctionnements répétés.
• Système de suivi des incidents et production de rapports sur demande.

Gestion des consommables et pièces

• Fourniture et gestion proactive des consommables (papier exclu) : détection automatique, transmission des besoins et commandes de consommables.
• Gestion des pièces de rechange pour maintenance et interventions.

Reprise et valorisation des équipements existants

• Reprise des équipements actuellement en place avec modalités de valorisation et reprise à définir contractuellement.

Suivi contractuel et déploiement

• Réunion de lancement avant déploiement, comités de suivi périodiques, inventaire et suivi du parc, organisation de la facturation et gestion des formations.