Achat de livres et documents pour les bibliothèques et les services de la petite enfance

Gestion des abonnements à des journaux, revues et périodiques papier français ou étrangers, y compris titres locaux et régionaux, titres en langue étrangère et toutes périodicités (quotidiens, hebdomadaires, mensuels, etc.). Les revues distribuées uniquement en librairie sont exclues. Les abonnements sont souscrits pour une année civile, du 1er janvier au 31 décembre, et sont renouvelables ; un ou plusieurs exemplaires peuvent être demandés.

Au démarrage, la collectivité transmet la liste des titres et des bibliothèques destinataires. Le titulaire réalise les démarches auprès des éditeurs pour mettre effectivement les abonnements en service, y compris leur paiement, et garantit la livraison des exemplaires sur les différents sites. Il fournit un état récapitulatif sous Excel indiquant notamment titre, destinataire, périodicité et nombre estimé de numéros, quantité, dates de début et de fin, éditeur, ISSN, tarifs HT/TTC, TVA, frais de gestion, accès en ligne éventuel et totaux. Les listes actualisées sont transmises au plus tard le 1er octobre pour validation des abonnements de l'année suivante ; le récapitulatif de l'année N+1 est fourni au plus tard le 30 novembre de l'année N. Le titulaire demande aux éditeurs, dans la mesure du possible, d'aligner les échéances au 31 décembre.

La livraison s'effectue dans la bibliothèque destinataire, par voie postale ou tout autre moyen, au plus près de la parution : le jour même pour les quotidiens, sous 2 jours pour les hebdomadaires et sous 3 jours pour les autres périodicités. Le suivi des titres, commandes, réclamations et factures est consultable sur le site du titulaire, avec possibilité d'accès principal et d'accès secondaires par bibliothèque. Le titulaire informe des accès gratuits éventuels aux sites des éditeurs et fournit les codes d'accès ; un système d'alerte par courriel signale les changements de titre, interruptions, modifications de périodicité et hausses tarifaires.

Les retards déclenchent une procédure de réclamation. Les numéros manquants ou défectueux sont fournis ou, si cela est impossible, remboursés. Les commandes indisponibles et facturées sont annulées et remboursées ; en cas d'interruption de parution, le titulaire traite le problème avec l'éditeur. Les erreurs de service sont corrigées sans préjudice pour la collectivité. Les réclamations sont prises en charge sans coût supplémentaire ; le titulaire obtient les numéros manquants ou non conformes, ou justifie l'impossibilité de les livrer, sous 2 jours pour les quotidiens et 3 jours pour les autres périodicités. Les lettres adressées aux éditeurs sont transmises aux services concernés sous 8 jours par courriel ; les réponses sont relayées rapidement et les réclamations font l'objet d'un récapitulatif trimestriel.

Des spécimens ou numéros isolés peuvent être demandés ponctuellement en cours de marché ; les demandes urgentes et exceptionnelles de titres spécifiques sont traitées sous 8 jours maximum. Le titulaire désigne un interlocuteur dédié. L'emballage et le transport restent sous sa responsabilité ; le conditionnement doit être manutentionnable par une personne.