Accueil physique et gestion des flux

Prestations récurrentes (forfaitaires)

• Organisation et tenue de postes d’accueil en journée du lundi au vendredi (jours ouvrés), gestion des flux et permanence des missions définies.
• Communication d’un planning hebdomadaire et production de bilans périodiques.

Prestations ponctuelles / à bons de commande

• Interventions à la demande avec délai d’intervention standard 48 h et délai urgence 24 h pour prestations urgentes dûment justifiées.
• Prestation spécifique pour le cabinet ministériel : distribution d’objets (parapheurs), gestion vestiaire et exigences linguistiques et de présentation particulières.

Personnel et profils attendus

• Fourniture et pérennisation d’une équipe dédiée.
• Agents formés en techniques d’accueil, maîtrise des outils informatiques, présentation soignée, confidentialité et qualités relationnelles.
• Pour missions au cabinet ministériel : niveau d’anglais exigé A2 (CECRL).
• Présentation préalable des agents et des justificatifs administratifs exigés (certificat médical, CV, pièce d’identité, extrait de casier judiciaire, etc.).

Gestion opérationnelle et continuité

• Remplacement d’un agent défaillant sous un délai maximal de 2 heures.
• Modalités de relève, organisation du poste de travail pour permettre les remplacements et continuité de service.
• Maintien d’une main-courante accessible pour le suivi et réunions mensuelles de revue.

Tenues et identification

• Proposition et fourniture de deux tenues été et deux tenues hiver ; sélection finale validée par l’autorité.
• Tenue stricte pour interventions au cabinet ministériel (tailleur/jupe ou pantalon pour hôtesses, costume sombre pour hôtes).

Locaux, accès et matériel

• Utilisation des locaux mis à disposition (sanitaires, vestiaires) avec état des lieux contradictoire à l’entrée et à la restitution.
• Gestion des clés/badges selon procédures ; utilisation des badges et outils fournis pour tracabilité.

Suivi et contrôles

• Contrôles réguliers par les responsables désignés, tenue d’un mémoire des prestations et bilans mensuels.
• Mise en place d’un dispositif de gestion des plis, d’un système de réorientation téléphonique et d’outils de reporting.

Exigences opérationnelles complémentaires

• Respect des procédures internes et des consignes de confidentialité.
• Capacité à adapter les effectifs et l’organisation selon besoins récurrents et ponctuels.