Accompagnement de la gouvernance des données et de la trajectoire SI

La mission accompagne l’École dans l’inventaire de ses chaînes de valeur et de ses processus, puis dans la définition d’une cible pour les données, les outils et les processus prioritaires. Elle capitalise sur le corpus fourni — notamment l’inventaire des services applicatifs, les besoins exprimés par les directions, la feuille de route informatique et les études de processus existantes — qu’elle actualise sans nouvelle collecte générale.

État des lieux et processus

L’état des lieux comprend un inventaire exhaustif des chaînes de valeur et des processus, une proposition motivée de cinq processus à approfondir, soumise à l’arbitrage de l’École, puis l’étude détaillée de ces cinq processus en situation actuelle. Les livrables comprennent les synthèses d’ateliers, les cartographies, un diagnostic consolidé ainsi que des propositions de propriétaires et de règles de fonctionnement pour les processus transverses. Les cinq processus retenus font ensuite l’objet d’une conception détaillée de leur cible.

Les ateliers et entretiens associent les équipes concernées, avec continuité des participants et une méthode commune. Le chef de mission senior est présent sur site au moins un jour par semaine pendant les phases d’écoute et d’étude des processus, ainsi qu’à chaque comité d’arbitrage et restitution. Un point hebdomadaire avec la direction de projet donne lieu à un relevé d’une page ; les comités d’arbitrage jalonnant la mission produisent des relevés de décisions.

Données, conformité et urbanisation du SI

Le volet données comprend la cartographie des données et des outils qui les hébergent, ainsi qu’un corpus documentaire RGPD : registre des traitements, référentiel des durées de conservation et règles de purge, bases légales et consentements à recueillir, procédure de traitement des demandes d’exercice des droits et plan d’actions priorisé. Il comprend également une politique d’archivage numérique et une préconisation d’outils, articulées au marché mutualisé d’archivage.

Le volet urbanisation définit la trajectoire cible et l’architecture fonctionnelle, la stratégie de référentiels — avec le référentiel des personnes comme chantier socle — et le plan d’urbanisme du SI cible, précisant les processus et données couverts par chaque brique ainsi que les interfaces nécessaires. Les suggestions d’outils par brique s’appuient sur des comparaisons ciblées de solutions du marché. La trajectoire de l’outil de scolarité prend en compte le programme OGESCA. La réutilisation, la mutualisation et l’interconnexion de l’existant, notamment par API lorsque possible, sont privilégiées ; tout nouvel outil doit répondre à un besoin arbitré et présenter un gain net. Les déploiements de solutions ne sont pas compris dans le marché.

Feuille de route, accompagnement et communication

La feuille de route opérationnelle priorise les chantiers sur deux à trois ans et chiffre chacun d’eux. Elle précise le planning, les impacts humains, techniques et financiers, les prérequis de réussite et le plan d’accompagnement. Les efforts d’accompagnement, de formation et de transition sont mesurés chantier par chantier et servent à l’arbitrage.

La mission identifie et amorce deux à trois gains rapides, avec une proposition de mise en œuvre en quelques semaines. Elle produit aussi un plan de communication interne et des supports rédigés à destination des équipes, des supports de restitution et un dossier de transfert. Le planning est construit pour éviter les périodes de concours et de jurys de février, mai et juin, ainsi que les clôtures comptables ; la charge des équipes est planifiée et plafonnée. Les livrables sont partagés et remis par voie dématérialisée dans l’espace collaboratif de l’École.