Accompagnement de collectivités dans la sobriété territoriale

L’ADEME recherche un prestataire chargé du pilotage opérationnel du dispositif TERSOB+, destiné à accompagner plus de 100 collectivités dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation de démarches territoriales et multithématiques de sobriété. L’intervention porte principalement sur l’appui méthodologique, l’animation, la facilitation, l’évaluation, la capitalisation et la valorisation, sans se substituer aux collectivités pour la réalisation de leurs travaux de fond.

Le dispositif couvre la France entière et vise principalement les communes, départements et EPCI, sur des thématiques telles que la sobriété matière, énergie, foncière, de l’eau et de la mobilité. Le prestataire coordonne les acteurs, accompagne les collectivités, produit les livrables, consolide les résultats et assure la cohérence globale du dispositif, sous le pilotage stratégique et la validation de l’ADEME.

Panels et accompagnement

L’accompagnement distingue deux profils de collectivités :

• Panel 1 « expertes » : collectivités déjà engagées, bénéficiant d’un appui à la mise en œuvre opérationnelle, à la consolidation et à la valorisation des résultats ;
• Panel 2 « novices » : collectivités à identifier et sélectionner, accompagnées dans leur acculturation, la structuration de leur démarche et l’élaboration de leur plan d’action.

Les méthodes, outils et intensités d’accompagnement doivent être différenciés selon la maturité des collectivités, avec des temps de convergence entre panels pour favoriser les échanges, le partage d’expériences et la capitalisation collective.

Le prestataire assure notamment la mobilisation et la présélection des collectivités selon des critères définis avec l’ADEME, la sélection finale restant validée par l’ADEME. Il assure également le suivi des collectivités des vagues précédentes, l’appui à distance, la consolidation de la gouvernance et des indicateurs, l’identification d’actions complémentaires et l’animation de réseaux, webinaires et échanges interrégionaux ou régionaux.

Déploiement par vagues

Le dispositif est structuré en vagues successives :

• Vague 1 : lancement, avec 20 collectivités novices accompagnées jusqu’au plan d’action et 5 collectivités expertes accompagnées pour la mise en œuvre et l’évaluation ; jusqu’à 4 collectivités expertes supplémentaires peuvent être mobilisées par prestations unitaires ;
• Vague 2 : montée en charge prévisionnelle, avec 30 nouvelles collectivités novices et le suivi approfondi des 20 collectivités novices de la vague 1 ;
• Vague 3 : consolidation prévisionnelle, avec 40 nouvelles collectivités novices, pouvant aller jusqu’à 50, et le suivi approfondi des 30 collectivités de la vague 2.

Les vagues 2 et 3 sont soumises à une décision ultérieure de l’ADEME et sont activées progressivement par commandes unitaires, sans remise en cause du socle forfaitaire. Un bilan intermédiaire est produit à l’issue de chaque vague pour analyser l’avancement, les résultats, les difficultés et les enseignements, et ajuster les modalités d’accompagnement.

Socle forfaitaire et prestations unitaires

Le socle forfaitaire comprend le pilotage global, l’ingénierie méthodologique, les référentiels, grilles et outils communs, l’animation nationale, les comités et réseaux, la capitalisation, les livrables transversaux, la coordination avec l’ADEME et l’accompagnement du volume initial de la vague 1.

Une unité d’accompagnement comprend a minima :

• l’appui méthodologique à la réalisation et à la formalisation du diagnostic par la collectivité ;
• l’appui à l’élaboration ou à la mise en œuvre du plan d’action, sans substitution à la collectivité ;
• l’animation de 8 réunions individuelles ;
• la contribution aux livrables locaux ;
• l’appui à la définition et au suivi des indicateurs.

Le candidat doit préciser ses hypothèses de temps, profils, compétences et répartition des intervenants. Les coûts unitaires peuvent être différenciés selon le niveau de maturité et trois tailles de collectivités : moins de 20 000 habitants, de 20 000 à 100 000 habitants et plus de 100 000 habitants.

Les hypothèses d’accompagnement comprennent 8 réunions individuelles par collectivité et par vague et 6 réunions collectives par vague et par panel. Ces réunions sont organisées à distance ; les réunions individuelles sont estimées à 1 h 30 et les réunions collectives à 2 h, hors préparation et compte rendu. Des méthodes innovantes permettant de créer une communauté entre porteurs de projets sont attendues.

Prestations complémentaires

Des prestations unitaires peuvent être activées indépendamment par bons de commande :

• analyses approfondies « bien vivre » et sobriété sur 3 à 5 collectivités, avec livrables valorisables ;
• accompagnement de 1 à 3 collectivités dans l’opération « Osez changer », selon trois niveaux d’implication : atelier de sensibilisation, opération collective avec outillage des foyers, ou accompagnement approfondi avec un professionnel de l’organisation ;
• accompagnement d’une collectivité déjà engagée sur la sobriété et l’urbanisme commercial, exclusivement à distance, à partir d’un parcours en 6 étapes et avec analyse des marchandises, flux logistiques, flux de consommateurs, déchets et pratiques sobres locales.

Le volet urbanisme commercial donne lieu à un rapport identifiant les recommandations prioritaires et leur intégration opérationnelle dans la collectivité. Des webinaires destinés aux collectivités prospects peuvent également être mobilisés pour valoriser les retours d’expérience et susciter l’intégration de nouvelles collectivités.

Évaluation, capitalisation et livrables

Le prestataire met en place une méthode d’évaluation homogène et reproductible, comprenant au minimum 15 indicateurs qualitatifs et quantitatifs communs, une méthode de calcul standardisée, des protocoles de collecte précisant les sources, fréquences et responsabilités, l’analyse des résultats et leur comparaison entre collectivités.

Les livrables comprennent notamment :

• un tableau de suivi Excel mis à jour pendant la mission, intégrant le statut, la localisation, les contacts, la maturité, les thématiques, les outils de planification, la motivation, les données d’entrée et les caractéristiques territoriales ;
• un acte d’engagement signé par chaque collectivité, précisant son niveau d’implication, les moyens attendus et l’apport de l’ADEME ;
• une fiche ou un rapport d’évaluation par collectivité et une synthèse comparative du dispositif ;
• des fiches de retours d’expérience valorisables, illustrées de visuels libres de droit, de chiffres clés et, le cas échéant, de verbatim ;
• un reporting synthétique partagé avec l’ADEME au minimum trimestriellement ;
• un rapport intermédiaire de vague de 10 pages maximum, comprenant l’état d’avancement, les premiers résultats, les difficultés, les points de vigilance, les ajustements et le plan de travail actualisé ;
• un rapport global de capitalisation et de recommandations de 40 pages maximum, accompagné d’un résumé de 2 pages et d’une présentation PowerPoint.

Pilotage, réunions et outils

Le pilotage associe une cheffe de projet ADEME, un comité de pilotage stratégique et deux comités d’expérimentation correspondant aux panels, avec possibilité de réunions communes. Chaque instance comprend une réunion de lancement, des réunions intermédiaires et une réunion de clôture.

Une présence du prestataire de 3 jours consécutifs dans les locaux de l’ADEME est requise au démarrage de la prestation et au démarrage de chaque nouvelle vague activée. Les réunions se tiennent majoritairement à distance, avec au minimum une rencontre annuelle en présentiel réunissant tout ou partie des collectivités accompagnées. Le prestataire organise les réunions, les anime et transmet les comptes rendus dans un délai maximal de 2 jours ouvrés.

Les livrables sont transmis dans des formats Microsoft modifiables tels que .pptx et .docx. L’usage d’une IA générative est autorisé sous réserve d’une information préalable de l’ADEME, d’un usage complémentaire aux compétences humaines, d’une relecture systématique, de l’absence de données sensibles dans les IA publiques et de la traçabilité des usages. Les informations et contributions recueillies dans le cadre de la prestation sont la propriété de l’ADEME.