Travaux et maintenance des portes d’entrée de logements

Le marché couvre le maintien en bon état de fonctionnement des portes d’entrée de logements du patrimoine de Logis Cévenols, ainsi que les dépannages 7 jours sur 7. Les interventions concernent principalement Alès et d’autres communes du Gard et de la Lozère. Le nombre de portes peut varier selon la gestion du patrimoine ; le titulaire doit s’engager sur 6 500 portes en entretien, même si le volume est inférieur les premières années.

Les prestations sont exécutées selon le CCTP, les normes et DTU applicables, les règles de l’art et les prescriptions des constructeurs. Elles comprennent notamment :

• Entretien préventif biennal de toutes les portes d’entrée, avec réglage des paumelles, poignées, serrures, cylindres, gonds, roulements, ressorts et balais ; nettoyage, lubrification, contrôle de l’étanchéité, serrage de la visserie et vérification générale du fonctionnement.
• Intervention lors des changements de locataire, pouvant valoir visite biennale, avec signalement écrit des détériorations et chiffrage des réparations.
• Remplacement de serrure, cylindre ou combinaison lors d’un changement de locataire ; le matériel peut être fourni par Logis Cévenols ou facturé, et le matériel déposé doit être restitué.
• Dépannages à la demande de Logis Cévenols, du centre d’appel ou des locataires, y compris diagnostic sur place et démontage nécessaire pour déterminer précisément l’origine du dysfonctionnement.

Dépannages et travaux complémentaires

Les dysfonctionnements normaux donnent lieu aux réglages et remises en état nécessaires, sans fourniture de pièces hors visserie et petites fournitures. Ces interventions sont obligatoires et relèvent du poste P2, de jour comme de nuit. Les remplacements de pièces liés à un défaut de fabrication ou à l’usure normale sont obligatoires et facturables à l’Office après accord. Les dommages dus à une mauvaise utilisation ou au vandalisme sont facturés au locataire, avec intervention obligatoire si le paiement est accepté.

Les travaux complémentaires sont commandés par bon de commande spécifique, sur la base du BPU ou d’un devis préalable. Aucun remplacement facturable non prévu au contrat ne doit être effectué sans accord préalable, sauf urgence. Le titulaire doit notamment assurer :

• Remplacement de portes, huisseries, serrures, cylindres, combinaisons, paumelles, poignées, entrebâilleurs, judas, sonnettes, joints périphériques, balais et accessoires associés.
• Reproduction de clés sur ébauche constructeur, avec carte d’identification ou clé originale, ainsi que livraison des clés et accueil local pour les locataires.
• Ouvertures forcées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, en présence des services de police, comprenant déplacement, ouverture, remise en état de fonctionnement et remise en état d’origine au plus tard le premier jour ouvrable suivant.
• Remise à Logis Cévenols des cartes magnétiques ou codes de clés lors des remplacements de cylindres, combinaisons ou serrures.

Le BPU comprend une ligne de gestion globale des portes, indiquée pour une commande minimale de 5 800 logements par an, ainsi que des prestations unitaires de fournitures, main-d’œuvre, adaptations, réglages, finitions et évacuation des matériels déposés. Les produits posés doivent être au moins équivalents à l’existant et référencés CUPI ou équivalents.

Portes coupe-feu

Les portes coupe-feu des communs, cages d’escalier et accès aux caves font partie du matériel pris en charge. Leur entretien nécessite une commande spécifique et comprend la main-d’œuvre et le petit matériel, les opérations de maintenance et de réglage selon les prescriptions du constructeur, notamment le réglage des ferme-portes hydrauliques ou à ressort. Une fiche de visite mentionnant les interventions, anomalies et travaux chiffrés doit être transmise au gestionnaire de patrimoine. Les remplacements de pièces sont réalisés selon le BPU et les autres prestations sur devis.

Organisation, délais et moyens

Le titulaire désigne un interlocuteur unique ou un interlocuteur par secteur, les prestations étant réparties entre huit secteurs actuellement. Il assure un accueil téléphonique pendant les heures ouvrables et d’astreinte, un dispositif de demande d’intervention 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi qu’un numéro à facturation locale.

Les délais contractuels comprennent la préparation, les travaux, la réception, la reprise des réserves et la restitution des clés :

• Urgence : intervention sous 4 heures, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, y compris la mise en sécurité.
• Prise de rendez-vous : compte rendu par courriel sous 2 jours ouvrés maximum.
• Travaux courants : 5 jours ouvrés maximum.
• Travaux nécessitant une commande de matériel : délai spécifique plafonné à 30 jours.
• Travaux nécessitant une fabrication : délai spécifique plafonné à 60 jours.
• Devis : transmission par courriel sous 5 jours ouvrés maximum après l’appel et la visite.

Les rendez-vous sont proposés sur une plage de 2 heures. Les interventions préventives font l’objet d’un planning par prestation et, si nécessaire, par entrée, déposé chez le gestionnaire de patrimoine un mois avant le début des prestations. Un affichage dans chaque hall informe les locataires au moins cinq jours à l’avance, hors samedi, dimanche et jours fériés.

Le titulaire maintient en permanence un stock suffisant de pièces de rechange agréées par le constructeur. Il fournit et entretient l’outillage nécessaire, mobilise du personnel qualifié et assure la continuité du service, y compris pendant les congés.

Site habité, sécurité et évacuation

Les interventions se déroulent en milieu habité. Le titulaire protège les logements, mobiliers, sols, murs et peintures, assure un nettoyage permanent et évacue à ses frais les matériels déposés et déchets liés aux travaux. Aucun matériel, gravat ou déchet ne doit être stocké dans les logements, parties communes ou conteneurs de la cité.

Les clés et badges remis pour une commande sont utilisés uniquement dans ce cadre, ne sont pas confiés à des personnes extérieures à l’entreprise et sont restitués contre récépissé en fin de prestation. Toute perte ou tout vol doit être signalé immédiatement ; les reproductions et remplacements rendus nécessaires sont à la charge du titulaire.

Toute non-conformité ou situation dangereuse doit être signalée par écrit à Logis Cévenols et au locataire lorsque la situation le concerne. Le personnel respecte la charte d’intervention en milieu occupé : discrétion, courtoisie, ponctualité, badge nominatif, interdiction de fumer chez les locataires, protection des biens, remise en état du logement et nettoyage sommaire chaque soir.

Traçabilité et restitution

Les équipes utilisent des smartphones ou tablettes Android dotés d’un appareil photo et d’un abonnement data pour flasher les QR codes à l’arrivée et au départ. L’application mise à disposition gratuitement par le maître d’ouvrage est utilisée pour transmettre les données et suivre les délais ; en cas d’impossibilité, le passage est justifié par une signature du gardien ou du locataire.

Chaque intervention donne lieu à un rapport lisible et compréhensible indiquant le lieu, l’objet, la date, les intervenants, les prestations réalisées et les observations. Il est signé par le locataire et le représentant du titulaire, puis une copie est remise au locataire.

Le titulaire participe aux réunions périodiques avec les gestionnaires de patrimoine et produit annuellement :

• Un rapport par bâtiment et secteur avec dates de passage, logements visités, logements non visités, motifs et refus.
• Un fichier Excel par logement recensant les interventions préventives et curatives, le nombre de dépannages et les interventions hors heures ouvrées avec leur motif.
• Un rapport général de synthèse, remis aux gestionnaires de patrimoine en fin d’année.

Sur demande, il fournit sous huit jours les listes de logements non visités, l’historique des interventions et les pourcentages de réalisation par bâtiment et secteur. Les fiches d’intervention peuvent être demandées par Logis Cévenols et doivent être datées et signées par le locataire.