Traitement et conservation des fonds documentaires

Conservation préventive et reconditionnement

• Évaluation de l'état, dépoussiérage, fourniture et mise en place de conditionnements adaptés (matériaux de protection, boîtes, housses, séparateurs), interventions de reconditionnement et contrôle qualité des opérations.

Préparation et accompagnement de campagnes de numérisation

• Tri et préparation des supports (déconditionnement, nettoyage léger, repérage des éléments à numériser), fourniture des fichiers de suivi et transfert d'informations aux opérateurs de numérisation.
• Mise en forme des métadonnées et intégration dans les systèmes de gestion documentaire.

Moyens opérationnels et pilotage

• Mise à disposition et organisation d'espaces de traitement et de postes informatiques, utilisation et alimentation des logiciels de gestion documentaire (ex. bases de suivi et systèmes de gestion des collections).
• Suivi administratif et qualité : reporting mensuel, fichiers de suivi, contrôles qualité, sondages et reprises/ajustements sans coût additionnel si nécessaire.
• Respect des procédures de sécurité des systèmes d'information (engagements de confidentialité, gestion des données personnelles, règles d'accès et d'habilitation).

Ressources humaines

• Équipe dédiée composée de documentalistes référents par discipline, secrétaires et d'un chef de service ; obligation de communication des coordonnées des personnes habilitées et de remplacement rapide en cas d'indisponibilité.

Volumes indicatifs pris en compte

• Volumes approximatifs des fonds concernés : documentation générale ~1 350 ml, dossiers d'œuvre ~260 ml, archives ~250 ml.