Titres restaurant dématérialisés

Le marché porte sur l’acquisition, le conditionnement, la livraison et la gestion de titres-restaurant dématérialisés pour les collaborateurs de Grand Dijon Habitat. Le dispositif prévoit au maximum 1 titre par jour travaillé pendant 12 mois, pour environ 160 collaborateurs à titre indicatif et environ 30 000 titres par an sans engagement contractuel. Le nombre exact de salariés et de cartes est communiqué à chaque commande et rechargement.

Les titres sont crédités mensuellement sur un compte de gestion et utilisables au moyen d’une carte à puce nominative, sécurisée par un code confidentiel individuel. La valeur faciale est de 10 € par jour travaillé, avec possibilité de modification à la demande de l’acheteur dans le cadre d’une clause de réexamen.

• Compatibilité avec les lecteurs de cartes bancaires usuels, Apple Pay, Google Pay, le paiement sans contact et la consultation du solde par application mobile.
• Utilisation du lundi au samedi, dans la limite de 25 € par jour, auprès d’un réseau national d’établissements affiliés, notamment restaurateurs, restaurants assimilés, détaillants de fruits et légumes et services de livraison de plats cuisinés.
• Titres valables pendant l’année civile de distribution, avec report possible jusqu’au 29 février de l’année suivante sur demande du salarié ; durée de validité du support d’au moins 4 ans.
• Cartes portant notamment le nom et l’adresse du titulaire, le nom et le logo de Grand Dijon Habitat, l’identité du bénéficiaire et les coordonnées de l’établissement bancaire concerné. Une maquette est soumise à approbation avant émission.

Solution de gestion et déploiement

Le titulaire met en place une interface de gestion SaaS ou locale, sécurisée et compatible avec le système informatique de Grand Dijon Habitat. Elle doit permettre la gestion complète du dispositif, la personnalisation des titres à partir du listing du personnel, le paramétrage des profils et droits d’accès, le chargement des cartes, la gestion des bénéficiaires, le suivi des commandes et l’exploitation des statistiques.

L’interface doit atteindre une disponibilité annuelle minimale de 98 %. Les maintenances programmées sont annoncées au moins 72 heures à l’avance et une procédure de secours est prévue en cas d’indisponibilité supérieure à 24 heures.

Le déploiement comprend une réunion de lancement, un planning détaillé, la reprise des données, le paramétrage initial, les tests avant mise en production, la fabrication, la personnalisation et la distribution des cartes, ainsi que la formation des gestionnaires. Les supports de formation et guides utilisateurs sont remis sous format électronique. Une assistance renforcée est assurée pendant au moins deux mois après la première mise en service.

Services aux bénéficiaires et exploitation

Chaque salarié dispose d’un espace personnel sécurisé accessible par identifiant et mot de passe, d’une application mobile et de plusieurs moyens de consultation du solde : serveur vocal, application Smartphone et espace client web. L’espace permet notamment de consulter le solde en temps réel, l’historique des paiements des 30 derniers jours et l’historique des chargements mensuels de l’année en cours.

Les cartes sont livrées inactives et activées par le salarié au moyen d’un code individuel transmis par courrier. Le titulaire fournit une plaquette d’information, une assistance téléphonique et électronique, une documentation actualisée, une foire aux questions et des supports d’aide au démarrage. Il traite les incidents jusqu’à leur résolution complète, notamment les difficultés de paiement, de connexion, de chargement, de solde et les remplacements de cartes.

Les commandes sont passées prioritairement via l’interface de gestion, avec une solution de secours par voie électronique ou manuelle. Un accusé de réception est obligatoirement adressé pour chaque commande. En cas de problème informatique chez l’acheteur, les commandes peuvent être transmises par tout moyen disponible ; en cas de problème chez le titulaire, celui-ci prévient la direction des ressources humaines sous 48 heures et indique le moyen de commande de remplacement.

Le titulaire désigne un interlocuteur unique, actualise trimestriellement la liste détaillée des établissements acceptant les titres à Dijon et en Côte-d’Or, et fournit sur demande un bilan annuel détaillant notamment les cartes commandées, rechargées, échangées, perdues, volées ou défectueuses, les montants chargés et les coûts de prestation.

Livraison, sécurité et continuité

La livraison est effectuée à l’adresse unique de Grand Dijon Habitat, sous la responsabilité du titulaire, qui assume le transport, l’assurance perte ou vol jusqu’à réception et la re-fabrication des cartes disparues pendant l’acheminement. Chaque envoi comporte un état de distribution à faire émarger par les bénéficiaires. Les cartes non conformes ou non parvenues sont remboursées et/ou échangées.

Les délais prévus sont de 5 jours ouvrés pour la fabrication et la livraison initiales, les cartes perdues pendant le transport et les cartes bloquées ou défectueuses ; 3 jours ouvrés pour l’activation et le rechargement ; 3 jours pour la régénération du code secret et la réfection d’une carte. Les délais plus courts proposés dans l’offre technique deviennent contractuels.

Le titulaire met en œuvre les mesures de sécurisation des cartes à la livraison et en cas de perte ou de vol, permet l’opposition et le blocage du support, et conserve le solde lors d’un remplacement. En fin de marché, les soldes sont transférés au nouvel attributaire ou restent utilisables sans frais jusqu’à leur extinction, selon la solution proposée. Les données sont protégées conformément aux exigences applicables en matière de données personnelles.

Contrôles, garantie et fin de vie

Les prestations sont vérifiées lors de la livraison ou de l’exécution ; des essais et vérifications complémentaires peuvent être demandés. Les frais d’essais sont supportés par le titulaire lorsque les produits ou composants sont déclarés non conformes. Une garantie d’un an couvre les vices de fabrication et défauts de matière.

Le titulaire met gratuitement à disposition un dispositif de collecte des cartes arrivées en fin de validité, inutilisables, remplacées ou restituées. Il prend en charge l’acheminement, la récupération, le traitement et le recyclage, dans le respect de la réglementation environnementale, et remet chaque année un bilan indiquant le nombre de cartes récupérées et les modalités de traitement.