Solution d'envoi, d'impression et d'archivage courrier papier et numérique sur instao.fr

1. Envois numériques et papier

Prise en charge des envois au format numérique (lettre recommandée électronique - LRE) et papier à partir de fichiers PDF fournis.
Gestion des envois en masse ou égrenés avec distinction par mode d'envoi et par service émetteur.

2. Interface, imprimante virtuelle et intégration

Fourniture d'une imprimante virtuelle et d'une interface de gestion sécurisée accessibles en SaaS, via SSO ou installation locale.
Accès multi-utilisateurs, gestion des modèles (≈60 modèles figés et modifications), remontée de statistiques mensuelles exportables.
Compatibilité technique requise avec encodage Identity-H et interaction avec BDOC/JasperReport.

3. Impression, supports et finitions

Impression noir & blanc et couleur, recto simple ou recto-verso, avec ou sans fond.
Papier recyclé 100 % certifié FSC ou équivalent, format A4, grammage 80 g.
Finitions : pliage obligatoire, agrafage optionnel; possibilité d'ajouter pièces jointes en A4 (et A3/A5/livret si applicable).
Adaptation automatique du format aux enveloppes (C4, DL/C6 obligatoires; C5 optionnel), prise en charge d'enveloppes à 1 ou 2 fenêtres.

4. Affranchissement et suivi

Gestion des tarifs économie, prioritaire, recommandé (avec/sans AR), pour envois nationaux et internationaux.
Statut des envois transmis : "distribués" / "non distribués".
Déplacement/redressage automatique de la zone adresse pour conformité postale.

5. Sécurité, archivage et réversibilité

Exigence de certification de sécurité numérique (FNTC, ISO 27001, NF Z42-013 ou équivalent).
Archivage des courriers, pièces jointes et AR possibles jusqu'à 5 ans ; restitution exploitable des données (CSV, XML) à la fin du contrat; possibilité de restitution physique (reverse data).
Réversibilité : restitution des documents sur support physique dans les deux mois précédant la fin du contrat si non-renouvelé.

6. Exploitation, facturation et disponibilité

Facturation consolidée mensuelle (regroupement à chaque fin de mois).
Statistiques par service émetteur (nombre de plis, coûts, nombre de pages, finitions utilisées, mode d'affranchissement, etc.).
Indisponibilité maximale tolérée : 48 heures ouvrées ; obligations de présenter mesures de continuité et solutions de contournement.

7. Support, déploiement et éléments de réponse

Service d'assistance téléphonique et par messagerie.
Dossier d'offre comprenant description des contraintes techniques (codes, marges/zones), modalités d'utilisation et prérequis, programme et conditions de formation, démonstrations (captures, vidéos) et codes provisoires d'accès pour évaluation.
Exigences de tests et démonstrations préalables pour évaluer ergonomie, traçabilité, facturation et intégration aux processus métiers.

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