Solution CRM de gestion des contacts presse et RP

Utilisateurs et licences

• Forfait initial de 8 licences réparties (4 / 1 / 3) avec gestion par sessions nominatives et profils (administrateur / utilisateur).
• Possibilité d'ajout de licences et de partitions via commandes complémentaires.

Gestion des contacts

• Typologie de fiches : personne, média, groupe de presse, institution, société.
• Contenus structurés par fiche : coordonnées, fonction, société, comptes réseaux sociaux, langue, zone géographique, photo, historique relationnel, commentaires, liens vers articles.
• Historique des modifications (dernier contributeur, date), aide à la saisie (listes déroulantes, sélections multiples, champs libres), détection et alerte homonymes, fusion de fiches, libellés libres illimités.
• Publipostage postal et électronique directement depuis les fiches.

Recherche, listes et exports

• Recherche multicritères (nom, type, domaine, zone, libellés, etc.), création/archivage de listes, rattachement des listes à campagnes/événements, ajout/suppression manuelle et en masse.
• Exports en formats standards : Excel, CSV, PDF.

Campagnes et diffusion de contenu

• Création de campagnes (nom, descriptif, type, dates, libellés), rattachement de listes, tracking et reporting avec statistiques.
• Éditeur de contenu ergonomique pour newsletters, communiqués et invitations (texte, images, vidéos, pièces jointes, logos/typographies), templates réutilisables, envois test, relances, intégration de mentions RGPD dans les envois.

Revue de presse

• Module dédié pour structuration d'articles et revues de presse (nom, descriptif, date, sections) avec capacité d'intégrer flux/articles fournis par un fournisseur tiers.

Événements et gestion des réponses

• Module d'événements : création (nom, type, descriptif, début/fin, jauge), envoi d'invitations électroniques, suivi des réponses en temps réel, relances automatiques, champs de réponse paramétrables (participera / ne participera pas / nombre d'accompagnants / commentaire).
• Génération de cartons d'invitation (JPEG, PDF), contrôle des invitations sur site (ex. lecture QR code sans matériel dédié spécifique).

Intégration et exploitation opérationnelle

• Installation, paramétrage et tests livrables en délai maximal de 30 jours pour mise en production initiale.
• Import initial de données volumineuses (ex. plusieurs Go de fiches et dizaines de Go de documents) depuis formats Excel/CSV via FTP ou support physique ; prestation d'import et paramétrage incluse dans le forfait initial.
• Documentation fournie et tenue à jour : matrice des flux, schéma d'infrastructure, annuaire interlocuteurs, matrice RACI, roadmap.

Réversibilité et transfert

• Fourniture d'un plan de réversibilité (version initiale puis version formalisée sous 30 jours après mise en production), remises récurrentes de données planifiées (trois remises intermédiaires) et export final avec assistance technique (export exploitable en Excel/CSV et idéalement SQL) ; délai de remise des exports en fin de contrat ≤ 30 jours calendaires.

Support, formation et évolutions

• Portail ticketing, ligne téléphonique et adresse e‑mail dédiées, tutoriels (PDF/vidéo) accessibles 24/7, SLA et modalités de support (taux de disponibilité, niveaux de service) fournis.
• Formations (présentiel ou distanciel) sur commande pour groupes de 1 à 15 utilisateurs, programmes adaptés par profil (administrateurs / utilisateurs).
• Développements spécifiques, licences supplémentaires et prestations complémentaires facturés sur bons de commande ; catalogue de prix unitaires pour prestations diverses (consultant, formation, licence annuelle beyond initial scope).

Contraintes opérationnelles, performance et sécurité

• Disponibilité ciblée : 99,9%.
• Architecture répartie sur site principal et site de secours ; stratégie de sauvegarde documentée avec RTO = 1 jour et RPO = 1 jour, sauvegardes stockées hors des mêmes risques que les systèmes de production.
• Performances attendues : affichage de page < 2 secondes, extraction < 2 secondes, capacité de montée en charge et scalabilité pour absorber pics.
• Sécurité : politique formalisée, gestion des incidents et journalisation, chiffrement, gestion des accès, protections anti‑malware/EDR, séparation claire des environnements dev/test/recette/production et anonymisation des données de test.
• Application web sans client lourd ni plugin ; déploiement compatible avec prérequis bureautiques standard.

Livrables attendus

• Livrables d'intégration et d'exploitation : solution opérationnelle, documentation complète, plan de réversibilité v0/v1, preuves/descriptions des dispositifs de sécurité, rapports de tests et preuves de disponibilité.