Solution applicative de gestion des affaires techniques

Architecture et intégration

• Applicatif full web accessible multi-utilisateurs, avec gestion des profils et droits distincts par rôles et espaces dédiés (demandeurs, exploitation, bureaux d'études, prestataires, management, administrateurs).
• Modules obligatoires : signature électronique, module de paiement en ligne, gestion d'identité et traçabilité (authentification centralisée type LDAP ou équivalent), journalisation des actions et versionning des documents.
• API et connecteurs pour intégration bidirectionnelle avec systèmes métiers existants (CRM, outils d'exploitation, SIG, gestion des accès, outils documentaires) ; prise en charge d'échanges de plans, devis, factures et autres flux documentaires.

Périmètre fonctionnel détaillé

• Numérotation et structuration des affaires : schéma de numérotation paramétrable avec incrémentation, regroupement d'une affaire en plusieurs dossiers et gestion des types d'affaires complexes.
• Fiches affaires : données générales (client, localisation), données techniques (lignes, tension, puissance), données civiles/géométrie, description opérationnelle, intervenants, état d'avancement, pièces jointes et historique complet des actions/échanges.
• Référentiels : gestion centralisée des référentiels (marchés, prestataires, articles, barèmes, prestations) et capacité multi-entreprises sur une base commune.

Profils utilisateurs et droits

• Gestion fine des profils (assistants BE, CAF, contremaîtres, exploitation, planning, service client, SIG, comptabilité, administrateurs) et espaces externes (demandeurs, entreprises prestataires, collectivités) avec droits de dépôt, consultation, modification et signature.

Workflows et orchestration

• Workflows couvrant l'instruction des demandes, phases APS/APD, étude technique et financière, génération de devis, pilotage des travaux (OS/BDS), mise en exploitation et clôture (plans de récolement, AAT).
• Notifications, relances automatiques et tableaux de bord pour suivi des délais, alertes et reporting opérationnel et de pilotage.

Exigences techniques et exploitation

• Base de données robuste avec sauvegardes quotidiennes et capacité de reprise de données historique.
• UI personnalisable et accessible via navigateur ; gestion des formats documents et des pièces jointes ; archivage et conservation des versions.
• Hébergement, sécurité et conformité : connexions sécurisées, traçabilité des actes, politiques de sauvegarde et restauration, gestion des SLA et disponibilité.

Livrables et réversibilité

• Fourniture des livrables attendus : modèles de documents générés (devis, factures, OS, BDS, PV de réception), documentation fonctionnelle et technique, procédures de reprise/reversibilité des données et plan de transfert Run.
• Prestation de transfert de compétences et documentation de déploiement/administration.