Prestations de services généraux

Deux agents polyvalents assurent les prestations régulières du lundi au vendredi, à raison de 7 h 30 par jour chacun. Le chiffrage mensuel distingue, par agent, 147 h à 7 h/j et 10,5 h correspondant à 0,5 h/j au-delà de 7 h. Les deux agents doivent pouvoir intervenir indifféremment sur les deux sites. Un planning mensuel de présence par agent et par site est communiqué deux semaines ouvrées avant le mois concerné. Le titulaire peut être sollicité pour augmenter la plage de service, dans la limite de 5 h supplémentaires par semaine, ou pour fournir un renfort.

Les demandes des collaborateurs sont enregistrées et suivies exclusivement par le portail de services : l’agent n’est pas autorisé à prendre en charge une demande verbale. Les interventions et anomalies sont tracées jusqu’à leur clôture ou leur transmission au prestataire extérieur concerné.

Services aux occupants et aux équipements

• Préparer les salles de réunion selon les réservations, dispositions et matériels demandés ; manipuler les cloisons mobiles, installer et régler les téléviseurs et contrôler les vidéoprojecteurs.
• Approvisionner chaque lundi les consommables des copieurs à chaque étage, suivre les stocks, réaliser les dépannages simples et gérer les demandes d’intervention ainsi que les relances auprès du service après-vente extérieur.
• Suivre les fontaines à eau et les cafetières, vérifier leur fonctionnement et l’absence de fuite, et approvisionner les espaces de pause en consommables.
• Préparer et distribuer les fournitures de bureau, contrôler les colis à leur réception, enregistrer les entrées en stock et transmettre les bons de livraison à la gestionnaire concernée. Tenir à jour le suivi des fluides.

Sécurité, interventions et logistique

Les agents effectuent des contrôles visuels des extincteurs portatifs et de leur plombage, des portes coupe-feu et du balisage d’évacuation ; les vérifications sont consignées au registre de sécurité en fin de mois. Ils contribuent à l’évacuation en cas d’alarme. Le contrôle préventif de l’éclairage des circulations et salles de réunion est mensuel ; le relamping des appareils LED et l’entretien des lampadaires de bureau sont également prévus. Les interventions électriques sont encadrées par le chargé d’exploitation des installations électriques de l’Anah.

Les interventions mobilières et immobilières comprennent les dépannages simples et petites manutentions : déménagement de mobilier, débouchage de lavabos et sanitaires, accrochage de tableaux, remplacement de garnitures de portes, serrures ou plaques de plafond suspendu, prises de mesures et remplacement de signalétique ou d’affiches. Les problèmes complexes sont transmis à une entreprise extérieure ; les agents accompagnent les entreprises sur les lieux d’intervention et contrôlent visuellement les colis livrés.

Courrier, reprographie, inventaire et recyclage

La réception, l’affranchissement et l’expédition du courrier postal et des colis sont assurés à Opéra ; le volume indicatif d’expédition est de 6 372 plis en 2025. Le factotum de Port-Royal assure une liaison quotidienne entre les sites : dépôt à Opéra au plus tard à 14 h 15, puis retour avec le courrier à distribuer. Les tâches incluent le tri et la distribution du courrier, les suivis des arrivées et des affranchissements, ainsi que les opérations d’atelier de reprographie, les dépannages simples des copieurs et le reporting des productions et consommations de papier.

Les agents assistent au contrôle de l’inventaire physique des biens, à la mise en conteneurs et aux petites manutentions d’archives. Ils vident les bacs de papier, bouteilles plastiques et canettes, préparent les enlèvements — dont le pesage du papier — et assurent la sortie ou le retrait des bacs.

Encadrement et suivi qualité

Le titulaire désigne un responsable d’exploitation et un suppléant en cas d’absence. Le responsable réalise un contrôle hebdomadaire sur site portant notamment sur les fichiers de gestion, les stocks, l’utilisation du portail et le respect des procédures ; il transmet une fiche qualité dans les 48 heures. Les réunions ponctuelles donnent lieu à un compte rendu transmis dans les 48 heures. Les prestations ponctuelles peuvent comprendre le dépassement horaire au-delà de 37,5 h/semaine et des renforts de personnel de 4 h/j ou 7 h 30/j du lundi au vendredi.