Prestations de services d'agence de voyages et mise à disposition d'une base hôtelière sur instao.fr

Prérequis et organisation

Mise à disposition d'une équipe d'agents confirmés avec plan de continuité d'activité (PCA) et capacité à traiter des demandes urgentes (départs <24h).
Équipe référente semi-dédiée assurant la gestion des réservations offline et online, support utilisateur et numéro national dédié sans coût, horaires 08h30-19h00, langue française requise.

Réservations et gestion des déplacements

Recherche et conseil tarifaire (utilisation GDS/NDC/Travel Fusion ou équivalents) et application éventuelle de tarifs négociés.
Émission et achat de titres de transport (aérien, ferroviaire) pour individuels et groupes, gestion des voyages complexes (propositions multiples selon distance : moyen-courrier 2 propositions, long-courrier 3 propositions), préférence pour vols directs ou escales raisonnables.
Procédures complètes d'émission, modification, annulation, revalidation et remboursement; gestion des no-show et communication des impacts financiers et opérationnels.

Hôtellerie et base hôtelière (base HBT)

Mise à disposition d'une base hôtelière couvrant au minimum les contenus de Booking.com ou équivalent, intégration des plafonds hôteliers et de la politique de réservation.
Prise en charge des paiements hôteliers pour le compte, gestion des vouchers normés (FR/EN/local selon destination), prépaiement en devise locale, vérification du débit sur carte logée et refacturation détaillée.
Capacité à réserver via GDS et non-GDS et intégrer accords contractuels via SBT.

Interfaces, interopérabilité et sécurité des données

Synchronisation des profils voyageurs avec le portail de réservation, chiffrement des échanges, conformité RGPD, interfaces SI et suivi des dysfonctionnements.
Atelier d'intégration et réunions trimestrielles de suivi; notification des perturbations anticipée (préconisation 72h).

Services complémentaires et continuité

Services optionnels : service VIP (sécurité/confidentialité), astreinte 24/24 horaire et modalités précises, gestion excédents bagages/frais annexes, organisation voyages de groupes (devis, bon de commande, facturation spécifique).
Procédures manuelles et contournements en cas de rupture de service informatique (>4 heures ouvrées) et délais de rétablissement.

Facturation, paiements et reporting

Rémunération principalement par transaction ; gestion carte logée pour billetterie/hôtellerie et options de paiement par virement.
Facturation centralisée par dossier voyageur/PNR, dématérialisation via Chorus Pro, réconciliation avec relevés opérateur carte logée, gestion des acomptes et soldes.
Outil de reporting en ligne 24/7 avec statistiques (trimestrielles/annuelles) par direction et typologie (Air/Fer/Hôtels), bilan carbone et export détaillé (top voyageurs, organisations, transporteurs, etc.).

Mise en œuvre et accompagnement

Organisation projet (équipe projet, comité de pilotage), livrables d'implémentation, formation des utilisateurs et revues de compte commerciales régulières.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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