Prestation de services d'agence de voyage pour déplacements professionnels
Prestations techniques demandées
1. Configuration de service
Le titulaire effectue et garantit les réservations de transport ou de toutes autres prestations liées aux déplacements professionnels par les canaux de vente online et offline. Il s’engage à faire voyager les bénéficiaires de Toulouse INP dans les meilleures conditions de prix, de sécurité, de sûreté et de rapidité. Le titulaire propose les meilleurs tarifs disponibles et recherche systématiquement le meilleur coût « prix/flexibilité ».
2. Outil Self Booking Tool (SBT)
L’outil SBT doit permettre la gestion des modalités d’approbation, le suivi et la traçabilité des informations, ainsi qu’un accès administrateur pour la gestion des profils et des données. Il doit également intégrer des alertes et notifications pour les utilisateurs.
3. Gestion des commandes en ligne
Le processus de réservation inclut une phase de pré-réservation et de validation, où le valideur doit approuver les réservations. Le titulaire doit fournir au moins trois propositions de devis pour chaque demande de prestations.
4. Billetterie
Le titulaire procède à la réservation, à l’émission et à la fourniture des billets de train ou d’avion pour des trajets nationaux ou internationaux. Il doit également gérer les réservations à l’étranger via une agence partenaire.
5. Hébergement
Le titulaire propose des tarifs d’hôtels incluant le petit-déjeuner et doit gérer les réservations en respectant les plafonds autorisés par Toulouse INP. Il doit également fournir un bilan des hôtels les plus fréquentés.
6. Location de véhicules de courte durée
Le titulaire offre la possibilité de louer des véhicules de courte durée, avec des tarifs négociés et des garanties d’assurance incluses.
7. Réservation groupe
Le titulaire doit gérer les réservations pour des groupes de dix personnes ou plus, en proposant au moins trois devis et en s’assurant que les participants soient regroupés dans le même établissement.
8. Gestion des visas
Le titulaire peut proposer un service complet de gestion des demandes de visas, incluant la prise en charge des envois de passeports.
9. Assistance et sécurité des voyageurs
Le titulaire doit assurer un service d’assistance 24h/24 et 7j/7, ainsi qu’informer les voyageurs sur les conditions de sécurité et les formalités administratives nécessaires pour leurs déplacements.
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