Prestations de service externalisées pour la gestion de l'impression et de l'envoi de courriers

3. Prestations Attendues

• Fourniture d'une interface dédiée en mode SaaS pour la gestion des courriers dématérialisés.
• Prise en charge de formats paysage ou portrait pour un même envoi.
• Fusion et impression des courriers et annexes, avec numérotation de tous les feuillets.
• Fourniture de papier et enveloppes, mise sous pli, et distribution des plis à La Poste.
• Retour d’information par mail sur le suivi des courriers recommandés.
• Référencement des courriers pour le suivi dans le réseau de distribution.
• Consultation des preuves et images des documents édités via une interface d’archivage certifiée.
• Preuve de l’intégralité et de l’intégrité des plis envoyés en recommandé.
• Alertes en cas d'absence de retour de l’AR à J+20 jours ouvrés.
• Prise en charge des réclamations auprès de La Poste en cas de non-retour de l’AR.
• Accès à la liste des AR perdus pour solliciter un remboursement.
• Restitution des documents originaux à la fin de l’accord-cadre.

4. Caractéristiques des Prestations

• Préparation et transmission des courriers via une interface dédiée, sécurisée par mot de passe.
• Prise en charge de courriers pouvant atteindre jusqu’à 500 pages.
• Preuve électronique de dépôt sur l’interface dédiée.
• Impression des courriers en noir et blanc, recto-verso, avec un papier de qualité 80 g.
• Assemblage et mise sous pli des courriers avec des enveloppes adaptées.
• Affranchissement et acheminement des courriers avec preuve d’envoi.
• Délai de traitement des courriers ne dépassant pas J+1 jour ouvré.
• Gestion des anomalies avec alertes dans un délai maximum de 2 heures.
• Archivage à valeur probatoire consultable en ligne pendant 10 ans.
• Mise à disposition de statistiques sur l’activité via l’interface dédiée.
• Formation des utilisateurs et assistance tout au long du marché.