Reprise de maintenance et acquisition de copieurs multifonctions sur instao.fr

Périmètre général

Reprise de la maintenance d'un parc existant et fourniture de nouveaux matériels multifonctions et traceurs grand format.

Maintenance et assistance

Maintenance prévisionnelle et corrective incluant télémaintenance, interventions sur site, fourniture de pièces et consommables, mise à jour de la documentation technique et disponibilité des pièces pendant la durée du cadre.
Gestion des incidents via procédure formalisée : signalement, déclenchement d’intervention, escalade technique et clôture avec rapport d’intervention.
SLA précisés pour rétablissement (panne majeure : 8 heures ; pannes mineures : rétablissement rapide avec escalade technique).

Fourniture et caractéristiques minimales des matériels

TYPE 1 : Multifonction A4/A3 couleur ~45 ppm, finisseur externe.
TYPE 2 : Multifonction A4/A3 couleur ~35 ppm, finisseur interne.
TYPE 3 : Multifonction A4 couleur ~30 ppm, avec disque dur.
TYPE 4 : Imprimante A4 couleur ~30 ppm.
TYPE 5 : Multifonction A4/A3 couleur ~65 ppm, finisseur externe, serveur Fiery.
TYPE 6 : Traceur grand format (A0/A1/B0).
Exigences communes : connectivité réseau, compatibilités Windows/macOS, protocoles réseau (SNMP), sécurisation (authentification badge/code), intégration Papercut/Pièce accounting, serveurs Fiery pour reprographie.

Déploiement et intégration

Processus en étapes : expression des besoins, proposition technique et financière conforme, validation et bon de commande, livraison et installation avec tests (copies, impressions, numérisation), intégration au parc et suivi.
Livraison et installation assorties de tests et certificats de recette.

Supervision, reporting et outils

Plateforme extranet de gestion de parc pour visualisation, suivi des incidents, commandes de consommables, relevés et exports (PDF/Office).
Rapports réguliers et tableaux de bord (rapports semestriels / COPIL annuel) sur volumétrie et usages ; états d’inventaire et exports.

Facturation et consommables

Facturation maintenance basée sur coût par page (N&B et couleur) avec relevés compteurs ; consommables inclus dans la maintenance selon les modalités tarifaires.
Gestion des remplacements, traçabilité consommables et reprise/recyclage selon modalités de fin de vie.

Formation et transfert de compétences

Formations utilisateurs (au poste) et administrateurs ; livrables : mémentos, guides administrateurs, synoptiques de fonctions.

Exigences développement durable

Matériels conformes à labels énergétiques (ENERGY STAR ou équivalent) et pratiques ISO 14001/écolabels ; preuve de conformité et traçabilité des actions environnementales (recyclage, réduction émissions, prise en charge des déchets).

Organisation et interlocuteurs

Mise à disposition d’un interlocuteur commercial dédié, d’un chef de projet, d’un interlocuteur administratif et d’un interlocuteur technique ; comité de pilotage annuel et coordination opérationnelle continue.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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