Renouvellement et location d'équipements multifonctions sur instao.fr

Matériel et caractéristiques

Fourniture en location d'équipements multifonctions neufs (modèles 2025) répartis en deux gammes (couleur et NB) avec fonctions impression, copie, numérisation et finition.
Caractéristiques exigées (exemples chiffrés exigés) : préchauffage ≤ 30 s, premier tir ≤ 6 s, vitesse 45 ppm (NB et couleur), mémoire ≥ 6 Go, disque dur ≥ 256 Go, résolution 600 dpi pour copie, zoom 25–400%, impressions jusqu'à 1200 dpi selon usage, écran tactile capacitif, niveau sonore ≈ 30 dB veille / 70 dB fonctionnement.
Scanner A3/A4/A5/B4/B5 avec numérisation recto en un passage (ex. 110 ppm recto, 180 ppm recto/verso), pilotes TWAIN, options Scan-to-Mail/SMB/FTP/USB et compatibilité LDAP.
Gestion papier et finisseurs : prise en charge des formats A3-A6 et B4-B6, capacités d'alimentation et de sortie minimales, finisseurs standards et optionnels (pique-cheval selon site/gamme).

Fonctions réseau et sécurité

Fonction imprimante réseau (PCL 5/6, PDF), compatibilité avec Azure/Active Directory et intégration serveur d'impression (ex. infrastructure Azure pour certains sites).
Intégration des services de numérisation au réseau (Scan-to-Mail/FTP/SMB) et interfaçage LDAP/serveur fichiers.
Exigences de sécurité et conformité (gestion des disques, procédure de destruction/dépollution des supports, respect RGPD pour les fonctions de numérisation).

Maintenance, SLA et support

Offre de maintenance préventive et curative incluse ; hotline et portail de signalement.
Délais contractuels : délai d'intervention maximal 5 heures ouvrables et remise en état sous 16 heures ouvrables.
Remplacement / fourniture de pièces et consommables selon les modalités contractuelles ; maintenance proactive et alertes automatiques.

Gestion des consommables et relevés

Provision proactive des consommables (système de commandes automatiques) et tolérance de 2 heures en cas de manque de toner.
Fourniture d'un jeu de consommables par site/gamme.
Relevé automatique des compteurs avec intégration au système de facturation et génération de rapports statistiques.

Déploiement, formation et documentation

Installation, paramétrage et recettes selon planning contractuel ; tests et procès-verbaux de recette.
Formation des référents utilisateurs et du personnel informatique, transfert de compétences, documentation technique en français et mises à jour.
Plan de communication et journée(s) d'accompagnement au changement obligatoires.

RSE et exigences environnementales

Mémoire technique décrit empreinte environnementale (consommation électrique, matériaux durables), reprise et recyclage des matériels remplacés, certificat de dépollution / rapport de destruction des disques durs.
Plan de collecte des consommables usagés et circuits de recyclage proposés.

Livrables et obligations contractuelles

Location forfaitaire sur 60 mois comprenant matériel, maintenance, consommables et prestations associées.
Documents attendus : mémoire technique, planning de déploiement, fiches d'installation, rapports de comptage, preuves de reprise/recyclage, documentation utilisateur et technique.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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