Régie publicitaire du magazine municipal Orléans.mag

La prestation couvre la régie publicitaire exclusive du magazine municipal Orléans.mag, à Orléans et hors Orléans. Le titulaire prospecte et démarche les annonceurs, commercialise les espaces, peut concevoir les annonces, les transmet à la rédaction puis assure leur facturation, le recouvrement des recettes et la remise des justificatifs.

Le magazine présente les caractéristiques suivantes :

• Format fermé de 20 cm × 27,5 cm.
• 10 numéros par année civile, selon une périodicité de février à décembre-janvier.
• Impression quadrichromie recto-verso sur papier recyclé, façonnage à 2 points métal.
• Tirage d'environ 63 000 exemplaires par numéro, distribués dans les boîtes aux lettres d'Orléans et disponibles dans des points de dépôt chez les commerçants et dans les lieux publics.
• Accessibilité de l'intégralité du magazine, annonces comprises, sur le site Internet de la Ville et via les réseaux sociaux de la Ville.

Espaces et insertion des annonces

Le volume disponible correspond à 6 pages pleines de publicité par numéro au maximum. Le titulaire doit remplir au minimum 3 pages pleines, sauf accord écrit contraire de l'acheteur. Les formats proposés sont de 1/8e, 1/4, 1/2 ou 1 page.

Les annonces sont placées sur les pages réservées, notamment en deuxième, troisième et quatrième de couverture, ainsi qu'en pages intérieures selon le chemin de fer transmis par la rédaction environ 3 semaines avant le BAT. Elles ne sont jamais insérées sur des pages contenant du rédactionnel.

Le titulaire est responsable de la bonne exécution des insertions et doit :

• Concevoir éventuellement les annonces.
• Remettre à la rédaction d'Orléans.mag, sous format numérique haute définition, des fichiers prêts à l'emploi conformément au planning transmis par l'acheteur.
• Signaler au plus tard 2 jours avant le bouclage s'il n'utilise pas toutes les pages réservées.
• Publier les annonces conformément au bon de commande signé par l'annonceur.
• Envoyer les justificatifs de publicité aux annonceurs après la parution.

Validation, coordination et suivi

L'acheteur dispose d'un droit de veto sur les publicités politiques, confessionnelles ou portant atteinte à la moralité et aux bonnes mœurs. Pour chaque numéro, le titulaire transmet une copie des bons à graver avant l'envoi des fichiers à l'imprimeur, au plus tard la veille du BAT, selon le planning semestriel communiqué par la Direction de l'Information et de la Communication.

Le titulaire travaille en collaboration étroite et directe avec les services de la Direction de la Communication. Il désigne un référent dans l'acte d'engagement et prévoit les modalités de remplacement en cas d'empêchement. Des réunions de suivi semestrielles sont organisées.

La prospection est exclusive, mais les annonceurs restent libres de souscrire ou non. Le titulaire doit se présenter comme prestataire mandaté par la Ville, respecter l'image de la collectivité et s'interdire toute pratique commerciale agressive. Il peut refuser les affaires présentant un crédit douteux ou contraires aux règles de la profession.

Le titulaire fournit notamment :

• À chaque parution, un tableau Excel exhaustif des annonceurs, des montants facturés et du nombre de numéros concernés.
• Chaque année, les recettes perçues et reversées, mois par mois et cumulées, sous format Excel, au plus tard un mois avant la reconduction.
• À la demande de l'acheteur, au maximum une fois par période et dans le mois suivant la demande, les statistiques relatives aux thématiques, aux formats par thématique et aux nouveaux annonceurs.

Les prestations sont soumises à des vérifications quantitatives et qualitatives simples au moment de leur livraison. L'acheteur peut demander une modification ou un complément, prononcer une admission, un ajournement, une réfaction ou un rejet. Les prestations non conformes doivent être refaites immédiatement sur demande. Aucune garantie n'est prévue pour ces prestations.