Rédaction du rapport d’activité annuel

La mission annuelle porte sur le contenu d’un rapport d’activité d’environ 80 pages, dont environ 60 pages rédigées, destiné à valoriser les réalisations, projets et impacts de l’institut. La DCPI fournit les ressources documentaires et le sommaire détaillé ; le titulaire peut solliciter des éléments complémentaires. Les textes doivent être synthétiques, fidèles aux informations recueillies, accessibles à un lectorat non expert et rédigés dans une langue claire, en vue d’une éventuelle traduction ultérieure.

La prestation comprend la prise de contact avec environ 20 partenaires, collaborateurs ou chercheurs, internes ou externes, susceptibles d’être anglophones, pour recueillir des verbatims, des éléments de portrait ou des réponses à de courtes interviews écrites. Jusqu’à deux feuillets sont à rédiger par personne contactée. Le titulaire synthétise et reformule les ressources, respecte le calibrage fixé par la DCPI, le sommaire et le guide orthotypographique de l’IRD, développe les acronymes à leur première occurrence et explique les termes techniques inévitables.

Versions, validation et coordination

Les livrables sont quatre versions (V1, V2, V3 et VF), chacune correspondant au rapport complet, remis dans un document Word unique structuré selon le sommaire. À titre de calendrier type : lancement et cadrage la première semaine de décembre N-1 ; V1 avant le 23 janvier N ; V2 avant le 5 février ; V3 avant le 25 février ; VF avant le 24 mars. Les versions intermédiaires sont indiquées comme comprenant environ 60 pages rédigées. Le calendrier est précisé et validé par écrit au lancement, puis peut être actualisé, notamment si la date du Conseil d’administration change ; le titulaire doit alors s’adapter aux nouvelles échéances.

Pour la V1, les feuillets, chapitres, parties et sous-parties sont transmis à mesure de leur finalisation pour relecture et validation, avec au maximum trois allers-retours de correction et validation par chapitre, feuillet ou partie. De la V2 à la VF, le rapport complet révisé est transmis à la DCPI, et les commentaires reçus sont intégrés. Les corrections avant remise de la V1 passent par un document partagé en ligne avec suivi des modifications. Toute production engageant la parole d’une personne doit être validée par la DCPI, y compris les contenus et les personnes citées. Le titulaire assure un point d’avancement au moins une fois par semaine de décembre à mars, transmet au plus tard une semaine après le lancement un compte rendu et le calendrier convenu, et participe à une réunion de débrief en juin ou au plus tard en septembre N.

Une divergence est à noter sur la relecture par un secrétaire de rédaction : le CCP indique que seule la VF doit être relue, tandis que la ligne I.1 du bordereau mentionne une relecture de la V3.

Prestations ponctuelles à la demande

Sous réserve d’un besoin, l’IRD peut commander séparément la prise de contact et la rédaction de verbatims supplémentaires, des pages supplémentaires, une relecture supplémentaire par secrétaire de rédaction, un document de synthèse du rapport (1 à 2 pages ou 3 à 8 pages), un communiqué de presse de 1 à 2 pages maximum, du conseil éditorial ou le maquettage du rapport avec présentation de deux intentions graphiques. Ces prestations ne sont pas commandées automatiquement.