Recouvrement de créances locatives et non-valeurs

A. Actions amiables et gestion préalable aux voies judiciaires

• Conduite d'actions amiables : relances écrites et téléphoniques, propositions d'échéanciers, négociation de calendriers d'apurement.
• Recherche et mise à jour de l'adresse actuelle du débiteur intégrée au traitement des dossiers.
• Possibilité d'accepter des modes de paiement différés ou alternatifs ; impossibilité de réduire le montant de la créance sans accord explicite de l'acheteur.
• Émission d'attestations de non-recouvrement motivées lorsque les démarches sont infructueuses.

B. Procédures judiciaires et frais

• Mise en œuvre des procédures judiciaires et des procédures annexes nécessaires au recouvrement.
• Tenue comptable et justificative des frais engagés ; facturation des frais annexes/procéduraux selon rubriques prévues.
• Traçabilité et justification des frais et honoraires appliqués sur les sommes recouvrées.

C. Gestion des fonds et encaissements

• Utilisation d'un compte client dédié pour le dépôt des sommes encaissées.
• Traçabilité des écritures et des versements ; obligations d'information relatives à la fin du mandat pour éviter paiements erronés.

D. Reporting et restitution des données

• Rapports mensuels distincts pour créances de locataires partis et non-valeurs, fournis avec la facturation : identification dossier, référence, agence/secteur, date de transmission, adresse actuelle du débiteur, montant de la créance, sommes recouvrées (avec dates), solde, honoraires perçus, frais de procédure.
• Rapports trimestriels synthétiques : nombre de dossiers, volumes en cours, dossiers en procédure judiciaire, dossiers classés, taux de recouvrement amiable et judiciaire.
• Restitution des fichiers finaux en formats structurés : trois fichiers distincts (locataires partis, locataires relogés, non-valeurs) avec présentation identique aux rapports mensuels ; calendriers de restitution liés aux versements et aux dates de clôture.

E. Délais et modalités d'exécution

• Délai maximal de traitement par dossier : 1 an à compter de la transmission.
• Accusé de réception obligatoire pour chaque dossier transmis.
• Conservation et restitution des dossiers selon calendriers et formats prescrits.

F. Exigences administratives et moyen humains

• Justificatifs d'assurances responsabilité exigés au stade de l'attribution.
• Fourniture d'un mémoire méthodologique détaillant méthodes, références, moyens humains et matériels, et modalités opérationnelles.
• Pièces administratives usuelles à fournir (formulaires de candidature, attestations fiscales et sociales, listes du personnel concerné, etc.).

G. Modalités particulières

• Interdiction de diminuer une créance sans accord formel. Autorisation de proposer et d'accepter des échéanciers ou modalités de paiement différents du paiement immédiat.
• Obligation d'émettre une attestation de non-recouvrement motivée en cas d'échec des démarches.
• Obligation d'accusé de réception à chaque transmission de dossier.