Réalisation de prestations d'accueil physique et téléphonique, logistiques et prestations associées sur instao.fr

Objet et périmètre

Accueil physique, orientation et information des visiteurs, personnels et étudiants.
Accueil téléphonique avec prise d'appel immédiate (objectif : < 4 sonneries), mise en relation, prise de messages et traitement des demandes.

Tâches détaillées (Type 1)

Contrôle et enregistrement des entrées visiteurs, application des procédures de sécurité (ex. Vigipirate), gestion des livreurs.
Réception, enregistrement, ventilation et distribution du courrier et des colis ; gestion des livreurs et prestataires.
Gestion des réservations (salles, véhicules) via les outils internes de réservation.
Remise et récupération de clés par secteur.
Travaux administratifs courants (rédaction simple, traitement de tableaux, utilisation Word/Excel/Outlook et logiciels internes).
Préparation et mise en place des salles de réunion, affichage et actualisation de la signalétique, prêt et récupération de matériel (micro, vidéo, machines à café).
Surveillance simple du système incendie (alerte et information des personnes concernées, sans levée de doute).
Information et mise à jour d’annuaires/contacts ; compréhension et réponse simple en anglais.

Tâches additionnelles (Type 2)

Toutes les activités Type 1 plus travaux administratifs plus élaborés : mise à jour de tableaux complexes, préparation de courriers, demande de devis et missions complémentaires définies avec la composante.

Exigences de compétences et formation

Maîtrise parfaite du français ; anglais minimal requis, autres langues appréciées.
Le titulaire doit proposer du personnel formé aux bonnes pratiques d’accueil et assurer la formation spécifique sur les exigences et outils internes (formation opérationnelle sur outils internes pouvant être apportée par l’Université).

Organisation et continuité de service

Respect des horaires propres à chaque site ; gestion des plannings nominatif actualisable sur au moins un mois.
Organisation des remplacements et continuité : mise en place d’une solution de remplacement en cas d’absence inopinée dans un délai de 4 heures.
Délai de démarrage des prestations commandées : maximum 1 mois.
Tenue correcte exigée (pas d’uniforme imposé).

Qualité et pilotage

Mise en place d’un dispositif qualité (contrôles sur site réguliers, indicateurs, appels mystères, reporting) avec bilan annuel et possibilité d’audits externes.
Cahier de liaison obligatoire sur chaque site pour le suivi des remarques et dysfonctionnements.

Outils et accès

Possibilité d’un système de badgeage fourni pour gestion de présence ; conformité aux exigences des zones à régime restrictif.

Responsabilités

Le personnel mis à disposition demeure sous subordination et responsabilité du titulaire.

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