Prise en charge et conservation des archives

Stockage et conservation

• Prise en charge physique des documents : enlèvement, transport, réception, étiquetage et inventaire.
• Conservation sur locaux agréés (agrément ministériel SIAF requis) répondant aux exigences techniques de stockage (référence norme NF Z 40-350 et exigences associées).
• Mesure et contrôle environnemental : dispositifs de suivi de température et d'humidité avec enregistrement horodaté.
• Gestion des changements de site de conservation avec procédures formalisées et contrôle d'autorisation.

Gestion des flux et opérations courantes

• Préparation, vérification et émission de bordereaux de mouvement pour mouvements entrants/sortants.
• Reprise des fonds existants, reclassement et migration documentaire vers le système du titulaire si nécessaire.
• Services d'appel et de communication : portail de demande en ligne, traitement des demandes urgent/non urgent, préparation et livraison des dossiers avec traçabilité.
• Destruction sécurisée des documents selon cadres réglementaires, avec certificats de destruction et mise à jour des inventaires.

Outil informatique de gestion

• Fourniture et exploitation d'une solution de gestion du cycle de vie des archives (GED/outil de contrôle des flux) couvrant : indexation, suivi des mouvements, horodatage, statistiques et reporting.
• Exigences de sécurité applicatives et opérationnelles : authentification multi-facteurs, gestion des accès (IAM), Single Sign-On (compatibilité Azure AD), chiffrement des échanges (SFTP/HTTPS/TLS).
• Fourniture de tableaux de bord et reporting mensuel, journalisation et auditabilité complète des opérations.

Sécurité, conformité et continuité

• Conformité aux exigences relatives à la protection des données personnelles (RGPD) et aux exigences de cybersécurité (référence NIS2 / bonnes pratiques ISO 27002).
• Plan de continuité et de reprise d'activité, procédures de notification d'incident et obligations de remontée d'alerte.
• Exigences contractuelles sur les clauses de réversibilité : périmètre, calendrier, modalités de restitution et destruction sécurisée des données à la fin du service.

Qualité, gouvernance et maintenance

• Mise en place d'un plan d'assurance qualité (PAQ) et d'un dossier d'architecture technique à fournir en phase de démarrage (délai contractuel pour remise précisé dans les documents contractuels).
• Tenue de réunions de gouvernance (COPIL), indicateurs de performance, plans d'action et gestion des SLA (délais de traitement, niveaux de service, solutions de contournement).
• Maintenance, support et niveaux de service avec suivi des délais de résolution et reporting.

Formation et transfert de compétences

• Formation opérationnelle de référents et utilisateurs (prévision : formation de 5 référents et 20 utilisateurs finaux) et livraison de documentation d'exploitation et procédures.

Contraintes techniques spécifiques

• Prise en compte des contraintes liées au traitement de données de santé.
• Obligation d'agrément ministériel SIAF pour les locaux de conservation et respect des exigences normatives applicables.
• Traçabilité complète des opérations, horodatage systématique et journalisation des mouvements.