Portail extranet pour locataires

Fonctionnalités utilisateur

Portail web responsive (ordinateur, tablette, smartphone) accessible en français et optionnellement en anglais.
Création et gestion automatique des comptes Ulis à l'entrée du locataire; authentification forte (double authentification); choix mode de communication (mail ou SMS); gestion de plusieurs comptes par utilisateur gestionnaire et niveaux d'accès multi-structures.
Consultation et téléchargement des documents contractuels et réglementaires via GED (YouDoc) et via dépôt direct sur le portail; consultation d'anciens contrats en cas de mutation.
Saisie en ligne des sollicitations techniques et administratives, dépôt de justificatifs avec vérification antivirus, suivi pas à pas du traitement, et enregistrement en GED.
Notifications et relances paramétrables pour échéances (assurances, entretiens, contrats) et impayés; possibilité de gestion de relances supplémentaires (jusqu'à 2 relances prévues).
Canal de communication global et individualisé (diffusion d'informations, pièces à signer via signature électronique, affichage d'informations résidence/contacts/horaires d'intervention).
Paiement en ligne des loyers avec intégration SystemPay (ou alternative compatible) et actualisation automatique du solde dans l'ERP Ulis; notification d'échec de paiement; dépôt et gestion de mandat SEPA.

Intégration technique et interopérabilité

Interfaçage avec l'ERP Ulis (fiche locataire, contrats, avis d'échéance, quittances, régularisations) via API/connecteurs sécurisés.
Intégration GED YouDoc (via Ulis ou point d'accès direct selon cas) et interopérabilité avec Microsoft 365 (annuaire Azure AD, notifications Exchange/SMTP).
Horodatage des contenus, adaptation graphique à la charte existante, back-office pour activation/désactivation de fonctionnalités et gestion des droits administratifs.

Exigences techniques et volumétrie

Volume attendu : 200 000 à 400 000 documents par an; 4 500 à 6 000 utilisateurs locataires; 5 000 à 10 000 réclamations/an; environ 5 administrateurs techniques et 5 administrateurs métiers.
Environnements requis à documenter : recette, production, formation ; prérequis OS, SGBD, mémoire, stockage, sauvegardes, sécurité et confidentialité à préciser dans la mémoire technique.
Hébergement possible sur infrastructure interne ou cloud privé; estimation des besoins matériels et licences à fournir.

Exploitation, garantie et livrables

Garantie post-mise en exploitation de 3 mois; maintenance corrective, préventive et évolutive avec SLA définis selon criticité; accompagnement post-déploiement (coordination, installation d'environnements, paramétrage, formation, développements éventuels).
Transfert de compétences et conduite du changement : formation des administrateurs et utilisateurs, supports et manuels (fonctionnel, technique, paramétrage, spécifications d'interfaces, manuels utilisateur/exploitation, supports de formation).
Reversibilité et qualité : restitution et transfert des droits, restitution des données et documents, destruction des données opérateur après reversibilité, dossier technique complet.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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