Mise en œuvre d’une plateforme de gestion des notes de frais

CSTB
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Date limite26 septembre 2025 à 12 h
LocalisationChamps sur Marne (77)
Durée
84 mois maximum à compter de la date de notification
Budget
Non précisé

Prestations techniques demandées

1. Description des attentes pour la solution technique et les services

  • Fourniture d'une licence de solution de gestion de notes de frais : Prête à l'emploi, configurée pour le CSTB.
  • Intégration dans le système d'information : Interfaces avec le système financier et autres systèmes si nécessaire.
  • Maintenance de la solution : Assurer la continuité et la mise à jour de la solution.

2. Objectifs et enjeux

  • Améliorer l'expérience des employés et la productivité.
  • Accélérer les délais de remboursement et sécuriser les données.
  • Assurer un reporting efficace pour maîtriser les dépenses.

3. Exigences minimales de la solution (périmètre obligatoire)

  • Application mobile : Dématérialisation des justificatifs, gestion des notes de frais par projet/client.
  • Gestion des circuits de validation et des ordres de missions.
  • Gestion des frais kilométriques et de la TVA.
  • Fonctionnalités de reporting et d'analyse des données de dépenses.
  • Déversement des données dans le système financier pour déclencher les paiements.

4. Phases de mise en œuvre

  • Phase de Build : Implémentation de la solution, intégration avec le SIFI, et accompagnement du changement.
  • Phase de Run : Maintien en conditions opérationnelles, gestion des incidents, et mise à jour des services.
  • Phase de Réversibilité : Préparation à la transition des données vers une nouvelle solution à la fin du marché.

5. Prestations à valeur ajoutée

  • Propositions de services supplémentaires comme des cartes de paiement, archivage des notes de frais, et gestion d'une flotte de véhicules.

6. Détails des coûts (extraits du DQE)

  • Phase BUILD : Mise en œuvre initiale de la solution.
  • Phase RUN : Coût récurrent annuel basé sur les volumes définis.
  • Prestations ponctuelles : Réversibilité, expertise, développement, et paramétrage.

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Critères d'évaluation

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