Plateforme agréée de facturation électronique

Fonctionnalités métier et traitements documentaires

• Reconnaissance/océrisation des factures entrantes (y compris fournisseurs non assujettis ou internationaux) et gestion des appels transitoires.
• Contrôles automatisés des flux déposés : contrôles antivirus, contrôles applicatifs de format, contrôles fonctionnels (unicité, destinataire, cohérence) et contrôles additionnels évolutifs.
• Vérification de la présence et de la validité des bons de commande et recours à des référentiels internes pour les rapprochements.
• Traitement post-dépôt : rapprochement factures/commandes/réceptions, intégration automatique vers un ERP (ex. Sage X3), gestion des imputations comptables et analytiques en l’absence de rapprochement, et envoi vers le workflow ERP selon règles définies.

Exigences techniques et sécurité

• Gestion des accès et authentification : authentification nominative, durcissement des mots de passe, MFA/2FA, SSO, journalisation des accès et compatibilité avec une PSSI.
• Interface web compatible avec principaux navigateurs, traçabilité des connexions et possibilité de journalisation des opérations.
• Environnements distincts fournis : au minimum recette et production, avec procédures de clonage/rafraîchissement des environnements.
• Politique SaaS : protocole HTTPS, cryptage des échanges, sauvegardes, archivage, plan de continuité et sites de repli possibles, surveillance 24/7 et notifications d’incidents.
• Gestion des interfaces : APIs sécurisées (cryptage bout à bout), gestion des rejets, formats et fréquences d’échange, possibilité d’import/export manuel de fichiers d’interface.
• Reporting : outils et technologies de reporting pour métriques de performance et indicateurs opérationnels.
• Exigences de performance : disponibilité ciblée ≥ 99%, plans de contournement et traçabilité des incidents.

Conformité et gouvernance

• Respect des obligations de protection des données personnelles et exigences d’archivage et de conservation (durées fiscales/comptables indiquées), auditabilité des journaux.
• Réversibilité des données et des applications prévue dans les dispositions contractuelles.
• Organisation projet : méthodologie, comités de pilotage et de suivi, responsabilités du responsable de compte, plans de recette et d’audit.

Phase de vérification

• Prévoir une phase de vérification en exploitation (VSR) pour valider la mise en service et les interfaces; durée de vérification mentionnée sous forme d’une phase spécifique.