Pass numériques en carnets

Commandes, transmission et traçabilité

• Emission de commandes au fur et à mesure des besoins.
• Bon de commande envoyé par courriel ; accusé de réception exigé.
• Transmission des informations de livraison (bordereau papier, date, adresse, quantité, codes carnets et passes, valeur totale) au format numérique (CSV ou XLS) dans un délai maximal après livraison (délai précisé dans le dossier technique).
• Traçabilité des carnets et des passes (codes, séries, états de remise).

Sécurité et gestion des incidents

• Confection et conditionnement conformes aux règles de sécurité pour titres à valeur fiduciaire : plis scellés et inviolables.
• Assurance transport contre perte, vol ou destruction prise en charge par le fournisseur.
• Procédure de désactivation des passes compromis et réimpression à frais du fournisseur ; modalités et délais de relance détaillés dans le mémoire technique.
• Destruction des passes non remises ou échues selon procédure sécurisée.

Réseau d'acceptation et fonctionnement opérationnel

• Mise en place d'un réseau d'opérateurs/structures d'accompagnement (construction d'un réseau initial d'environ 20 structures et procédure d'adhésion pour nouveaux opérateurs).
• Tarif forfaitaire unitaire pour chaque opérateur renseigné dans le bordereau des prix unitaires ; coût forfaitaire également prévu pour tout opérateur nouvellement admis.
• Convention de mandat/partenariat pour l'envoi et la délivrance aux opérateurs.

Outils de suivi, reporting et maintenance

• Mise à disposition d'un outil/portail de suivi accessible au Département et aux opérateurs, avec extraction des données (xls, CSV) et génération de rapports périodiques.
• Suivi des éléments : liste des opérateurs, dates d'adhésion, inventaire des carnets/passes, état d'utilisation, exports et périodicité des rapports.
• Maintenance et support du portail, délais de mise en place et de réactivité à préciser dans le mémoire technique.

Modalités de délivrance et logistique

• Livraison des carnets au destinataire principal puis redistribution aux opérateurs selon conventions.
• Possibilité de délivrance directe par les opérateurs à certains publics via structures relais ou dispositifs d'accompagnement.
• Gestion multi-sites et calendrier de livraisons avec bordereaux numériques par commande.

Livrables attendus

• Carnets imprimés et assemblés (10 passes par carnet) avec identifiants et logos.
• Maquette avant impression définitive.
• Bordereaux de livraison dématérialisés (XLS/CSV) transmis pour chaque commande.
• Outil/portail de suivi des passes et du réseau, exports et rapports périodiques.
• Procédure de gestion des incidents (perte/vol/désactivation/réimpression) et destruction des passes expirées ou non retournées.