Outil de gestion des relations extérieures CRM

Fonctionnalités principales

• Fiche partenaire centralisée contenant données structurelles et relationnelles, champs configurables par type de partenaire (entreprise, collectivité, fondation, organisme international, SATT, etc.).
• Gestion des contacts (personnes physiques) rattachés aux partenaires, avec lien vers interactions et portefeuilles.
• Enregistrement et typage des interactions (réunion, email, appel, événement), notes, documents et opportunités (valorisation, collaborations, thèses CIFRE, start-ups, licences, projets collaboratifs).
• Moteur de recherche et champs de filtre pour remontée rapide des partenaires/contacts/opportunités.
• Suivi des opportunités non commerciales avec étapes et indicateurs paramétrables (workflow métier configurable sans développement pour adapter les étapes et indicateurs au vocabulaire CNRS).
• Reporting multi-axes (délégation / institut / filière / type de partenaire / autres axes configurables) avec gestion du risque de double comptage et export/API vers outils décisionnels.

Gouvernance, droits et usages

• Modélisation d’une organisation matricielle à trois axes indépendants; gestion fine des droits de visibilité et des portefeuilles individuels (règles de transfert et maintien d’historique en cas de mobilité ou réorganisation).
• Mécanismes de validation pour création de nouveaux partenaires non présents dans les référentiels institutionnels.
• Traçabilité des accès et journalisation des actions sur les fiches et opportunités.

Intégrations et interopérabilité

• Interfaces d’import/export et synchronisation avec les référentiels institutionnels (RESEDA pour partenaires, personnels et structures en lecture seule) et autres systèmes existants (contrats, valorisation, Webcontrat). Prise en charge de lectures, consommations et demandes de création d’entrées.
• API pour exposition des données décisionnelles et connecteurs possibles en lecture/écriture ou lecture seule selon objet.
• Gestion des désynchronisations et règles de propagation des mises à jour entre référentiels.

Sécurité, hébergement et conformité technique

• Hébergement sur SecNumCloud ou sur l’infrastructure CNRS (on‑premise) uniquement; données hébergées sur le territoire français.
• Conformité RGPD : registre de traitements, droits d’accès/suppression, durées de conservation paramétrables, journalisation des accès.
• Chiffrement TLS 1.2+ pour les échanges et chiffrement des données au repos.
• Authentification compatible JANUS (SAML, OIDC ou CAS) avec MFA disponible.

Volumétrie, déploiement et accompagnement

• Prévoir dimensionnement pour 200–500 utilisateurs (déploiement progressif), 10 000–50 000 fiches partenaires et 30 000–150 000 contacts.
• Phase pilote puis généralisation; migration des données depuis systèmes existants, formation des utilisateurs, documentation, maintenance et plans de réversibilité.

Livrables attendus

• Fiche partenaire consolidée 360° avec historique et champs configurables.
• Intégration des emails et traçabilité des échanges.
• Mécanismes de gestion fine des droits et gouvernance des données.
• Connecteurs/API avec RESEDA et autres systèmes institutionnels.
• Plan de migration des données, formation, maintenance et dispositifs de réversibilité.