Outil de gestion électronique des courriers

Création, import et gestion des pièces

• Création de courriers (réponses, liens vers courrier source), utilisation de modèles institutionnels et personnels.
• Import automatique d'e-mails et pièces jointes depuis la messagerie (interfaçage Zimbra), extraction et gestion des métadonnées des pièces jointes.
• Suivi des visas et signatures électroniques, gestion de circuits de signature.

Flux, workflows et publipostage

• Workflows modulables pour visa, validation, transmission et envoi, avec possibilité de configurer règles de routage et de qualification.
• Intégration avec un parapheur électronique pour la gestion des circuits de signature.
• Module de publipostage et exports de données pour exploitation BI (interopérabilité Power BI).

Envoi et prise en charge papier

• Prise en charge des envois électroniques et des envois papier (gestions des annexes, préparation et émission d'imprimés si nécessaire).

Mobilité et accessibilité

• Interfaces accessibles en mobilité, responsive design adapté aux usages nomades.
• Conformité d’accessibilité attendue : RGAA / WCAG 2.1 niveau AA.

Reporting, supervision et exploitation

• Tableaux de bord, extraction de données et interfaçage possible avec outils BI (Power BI).
• Journalisation exhaustive des opérations et outils d’audit.

Exigences d’intégration et d’hébergement

• Interfaces prévues : Zimbra (messagerie), iparapheur (signatures), ADSSP (authentification), Asalae (archivage légal), Power BI (reporting).
• Hébergement accepté en mode SaaS ou On-Premise ; exigences de politique de sécurité, sauvegardes et plans de reprise.

Phases projet, recette et transfert

• Phases attendues : cadrage, configuration, reprise/migration des données, recette fonctionnelle, mise en production, vérification d'aptitude / VSR, mise en ordre de marche.
• Livrables : cahier de recette fonctionnelle, documentation technique et utilisateur, plan de reprise/migration, plan de formation, plan de maintenance et support.
• Prévoir formation et transfert de compétences pour l’ensemble des utilisateurs ciblés (environ 2000 agents) et un dispositif d’accompagnement au changement.

Maintenance et évolutions

• Proposition d’un volet maintenance incluant maintenance préventive, curative et évolutive sur catalogue d’interventions (exécution sur demande via bons de commande) ; définition des niveaux de service et procédures d’escalade.

Equipe et références

• Composition projet attendue (profil et rôles) et présentation de références sur projets comparables, démontrant capacités techniques et expérience des intégrations listées.