Outil de gestion des contacts et relations publiques

Import, migration et dédoublonnage

• Import initial obligatoire des fichiers Excel fournis ; gestion d'import massifs (Excel, fiches Outlook, autres formats). Administrateur habilité aux imports massifs.
• Outils d'aide au dédoublonnage : détection en amont, règles de choix de l'enregistrement valide (origine, résultat de ciblage), imports manuels ou programmables. Méthodologie alternative documentable.
• Intégration et mises à jour automatisées de bases externes (flux d'import automatisés pour reprise de la base hors‑antenne).

Recherche, ciblage et exports

• Recherche sur l'ensemble des champs avec support phonétique, correspondances partielles, insensible à la casse.
• Requêtes multicritères dynamiques (domaines, secteurs, société, fonction, critères géographiques, etc.), tris/ filtres, enregistrement d'extractions, ajout/suppression manuels.
• Exports pour publipostage et import Outlook (minimum : Nom, Prénom, Type contact, Fonction, Organisme, Email principal, Fax principal, Téléphone principal) ; export Excel, HTML et autres formats.
• Droits sur listes : listes appartenant à leur créateur mais exploitables par tous ; modifications par tiers soumises à validation du propriétaire ; administrateur peut se substituer.

Opérations événements et relations publiques

• Gestion complète du cycle événement : création (intitulé, lieu, catégorie, date/heure, description, coût), sélection collaborative de contacts avec traçabilité des contributeurs, envoi multicanal (email, SMS, publipostage, fax optionnel), gestion des réponses, relances, feuilles de présence, contrôle d'accès (QR codes) et statistiques.
• Mailings événementiels personnalisés (fusion de champs), prévisualisation, pièces jointes stockées côté serveur et insertion de liens.
• Intégration des remontées billetterie et automatisation de la mise à jour des statuts de présence.

Relations presse et communications externes

• Création/gestion d'envois type communiqué ou carte de vœux avec libellé, type, date/heure, description.
• Envoi mailings avec gestion image/texte, prise en charge PDF/Word/JPG (GIF considéré en plus), extraction d'images, support d'exports de mesures d'efficacité (taux de lecture, suivi de clics, retombées) et export des mesures en Excel.
• Envois SMS/MMS depuis listes ; publipostage depuis extractions multicritères.

Gestion des réponses, relances et automatisation

• Statuts de réponse gérés (ex. Viendra / Ne viendra pas / Se fera représenter), réception et enregistrement automatique via lien hypertexte, traitement des réponses reçues par email, extraction de listes pour relances, prise en compte des réponses automatiques pour mise à jour.
• Ajout automatique de nouveaux contacts extraits des réponses si mention de tiers ; questions paramétrables (ex : accompagnant, parking).

Historique, reporting et tableaux de bord

• Historique des actions par contact (envois, relances, présences, réponses), tableaux de bord par contact, recherche multicritère sur événements et communications, états et rapports personnalisables.

Veille web & e‑réputation

• Module d'écoute du web : surveillance réseaux sociaux, blogs, forums, sites d'avis, paramétrage mots‑clés, analyse de sentiment, identification d'influenceurs (possibilité d'ajout en base), alertes en temps réel, génération de rapports automatiques ; solution mobile et push considérées comme un plus.

Profils, droits et utilisateurs

• Environ 20 utilisateurs prévus. Rôles minimaux : Administrateur (accès complet, gestion droits, historique complet) et Rédacteur (créer/consulter/modifier/supprimer fiches). Gestion des droits d'envoi et sélection d'adresses expéditeur selon droits (adresses déclarées et restrictions pour certaines directions).

Paramétrage, développements et livrables

• Paramétrages et développements réalisés par le titulaire : formulaires, règles de routage, réponses automatiques, FAQ, base de connaissance, écrans/fiches, états et rapports. Documentation livrable pour chaque paramétrage précisant ce qui est modifiable via administration vs nécessitant développement.
• Reprise de données : méthodologie de migration, phases de test et calage, initialisation avec fichiers Excel indexés, listes et fichiers d'émissions.

Intégration technique et exploitation

• Intégration aux systèmes existants via interfaces techniques (authentification SAML/ADFS, billetterie, Outlook en option). Livrables d'intégration : procédures d'installation, d'exploitation, composants d'exploitation, automatisation des interfaces, assistance au déploiement sur postes si nécessaire.
• Exploitation et maintenance : hébergement, exploitation, maintenance corrective, évolutive, préventive et légale, gestion des versions, documentation, assistance en langue française, dispositifs de réversibilité.

Sécurité et conformité

• Hébergement conforme RGPD (pays adéquat) ; chiffrement des données en transit et au repos, sauvegardes, politique de reprise, traçabilité des événements, authentification forte pour comptes privilégiés, disponibilité et indicateurs à préciser, fourniture éventuelle de PAS et déclarations d'applicabilité, possibilité d'audits.

SLA et livraison

• Classification anomalies (bloquante, majeure, mineure) et engagements de rétablissement à définir (GTR attendues en spécification). Méthodologie de gestion des incidents et notifications à fournir.