Outil de contrôle groupe

Gestion des échantillons et imports

• Alimentation des échantillons en mode automatique (import automatisé, échantillonnage aléatoire, masse ou unitaire) et manuel.
• Contrôles qualité des données à l'import et génération d'un rapport d'import consultable/exportable.

Grilles et fiches de contrôle

• Gestion de grilles structurées (catégories / sous‑catégories / points) avec poids, état et qualification par point.
• Fiche de contrôle renseignant la référence de l'élément contrôlé, la grille, la campagne, producteur, contrôleur, mesures début/fin, historique, événementiel et commentaires obligatoires en cas de non‑conformité.
• États paramétrables (ex. A affecter, Affecté, A corriger, Alerte correction, Arbitrage, Corrigé, Clôturé).

Impacts financiers et traitements

• Calcul automatique des impacts entre mesure de début et mesure de fin (valeur signée, valeur absolue, valeur relative).
• Saisie manuelle partielle ou totale des impacts par point et seuils de tolérance paramétrables.

Workflow, communication et traçabilité

• Workflows de communication entre rôles (responsable, manager, contrôleur, producteur, arbitre) avec étapes, relances et rappels paramétrables (envoi automatique d'emails) et traçabilité horodatée des actions par utilisateur/profil.

Reporting et historisation

• Tableaux de bord et rapports actualisés en temps réel ou quotidiennement : indicateurs qualité par collaborateur/équipe/périmètre, délais, volumes, taux de conformité, typologie d'erreurs, impacts économiques, historique des accès/actions.
• Conservation et historisation des données métier et reportings pendant 5 ans (hors données sensibles/nominatives selon règles de confidentialité).

Automatisation et intelligence

• Automatisation de la collecte des échantillons et, lorsque possible, automatisation de contrôles sur certains points.
• Primo‑analyse automatisée des résultats et proposition/génération de plans d'action.
• Possibilité d'intégrer des fonctionnalités d'intelligence artificielle ; l'utilisation et les modalités doivent être détaillées.

Ergonomie, accessibilité et documentation

• Interface ergonomique, navigation intuitive et restitution visuelle des indicateurs.
• Prise en compte de l'accessibilité numérique (références RGAA) comme valeur ajoutée.
• Documentation utilisateur et administrateur en français ; formation présentielle obligatoire pour administrateurs, managers et contrôleurs.

Interfaces, interopérabilité et performances

• Import/export paramétrable, automatisable (push/pull) et possibilités d'interfaçage avec autres composants du SI.
• Bases de données attendues : SQL / PostgreSQL.
• Contrôles qualité lors des imports pour éviter corruption des données.
• Capacités d'usage prévues : 363 licences (répartition par profils fournie), prise en charge de licences nominatives et/ou flottantes, seuil minimal de connexions simultanées supportées : 100.

Sécurité et conformité

• Authentification sécurisée (SSO de préférence) et gestion fine des habilitations par profil.
• Traçabilité complète des accès et actions.
• Hébergement et traitements conformes au RGPD ; présentation des spécifications techniques d'hébergement et justificatifs de sécurité attendus (ex. ISO 27001, PCI‑DSS si applicables).

Maintenance et support

• Support opérationnel, maintenance corrective et évolutive, supervision et sauvegardes incluses dans l'offre SaaS.
• Fourniture d'un interlocuteur/équipe projet dédiée et stable, documentation et supports de formation pour transfert de compétences back‑office.