Organisation d'un voyage d'études

Transports et déplacements

• Fourniture des billets aériens : préférence pour vols low-cost ou affrètement ; idéalement regroupement sur un même vol aller/retour ou, à défaut, sur deux vols proches.
• Organisation des transferts aller/retour entre le point de prise en charge en France et l’aéroport, avec le même transporteur pour l’aller et le retour.
• Gestion des transferts locaux entre l’aéroport et le lieu d’hébergement.
• Fourniture d’une carte de transport en commun 48h par participant.
• Proposition et gestion d’une assurance annulation en option pour 4 personnes.

Organisation, coordination et services associés

• Désignation d’un chef de projet référent pour l’exécution et la coordination, avec possibilité de remplacement par une personne de niveau équivalent.
• Gestion des inscriptions, des annulations et des modifications de réservation, y compris négociation commerciale avec transporteurs et hôteliers.
• Mise en place d’une assistance et d’un dispositif de sécurité pour les voyageurs pendant la durée du séjour.
• Reporting et coordination administrative (gestion des listes de voyageurs, documents de voyage, etc.).

Contraintes et livrables opérationnels

• Offre forfaitaire incluant l’ensemble des prestations (transport, hébergement, repas, assurances optionnelles, transferts, cartes de transport).
• Respect des exigences administratives liées au voyage de groupe et des consignes de confidentialité et protection des données des participants.