Organisation et tenue du congrès international WAC-IVAS 2026 sur instao.fr

Objet général

Gestion globale de l’organisation d’un congrès international pour un public estimé entre 250 et 300 participants : coordination, conception, planification, mise en œuvre opérationnelle et bilan post-événement.

Gestion technique et logistique

Gestion technique pendant 5 jours : fourniture et installation de mobilier scénique, postes vidéo pour projections (salle principale et salle secondaire), éclairage, sonorisation (salle principale et salle secondaire).
Fourniture de personnel technique : techniciens pour montage, démontage et exploitation, équipe de régie adaptée aux besoins des interventions et projections.
Gestion des espaces techniques (régie son/vidéo/lumière) et coordination des besoins spécifiques d’orateurs et d’ateliers.

Restauration et événements associés

Organisation des prestations de restauration (hors vins) : café d’accueil (première demi-journée opérationnelle), 7 pauses café, 3 cocktails déjeunatoires en formule mange-debout, et 1 cocktail apéritif de bienvenue.
Organisation et production de la soirée de gala : réservation/organisation de la venue sur site, prestation traiteur (hors vins) et proposition d’animations.

Pilotage, qualité et livrables

Mission de conseil, coordination et responsabilité opérationnelle avec réactivité et adaptation aux modifications.
Remise d’un bilan post-événement sous 10 jours ouvrés comprenant :
- un tableau Excel récapitulant données quantitatives (nombre d’inscrits, nombre de présents, typologie des publics),
- éléments qualitatifs sur le déroulé, gestion des flux et recommandations d’amélioration.

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Cahier des charges, budget, contacts...

Organisation et tenue du congrès international WAC-IVAS 2026