Organisation de séjours d'été à l'étranger pour adolescents

Encadrement et qualification

• Équipe d’encadrement minimale de 3 adultes par groupe ; ratio d’encadrement d’au moins 1 encadrant pour 8 jeunes (déclaration obligatoire).
• Qualifications des encadrants conformes aux normes du Ministère de l’Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports.
• Présence d’un dispositif d’accueil et d’animateurs-ressources pour enfants/adolescents porteurs de handicap ou de troubles de santé; personnel additionnel à prévoir si nécessaire.

Projet pédagogique et documents de préparation

• Élaboration, présentation et validation d’un projet pédagogique par la direction du séjour.
• Fourniture, au plus tard 15 jours avant le départ, du récépissé de déclaration d’ouverture, du planning détaillé et des coordonnées du directeur de séjour et de la permanence.
• Encadrement exclusif par l’équipe dédiée au groupe et respect du programme et des lieux d’étapes définis.

Transport et achèvement des trajets

• Organisation des acheminements : prise en charge de l’acheminement jusqu’au point de regroupement à la charge du prestataire ou incluse dans le prix du séjour selon l’offre.
• Transmission préalable des noms et coordonnées du personnel pédagogique affecté aux acheminements ; modifications possibles et susceptibles d’engendrer refacturation.
• Port obligatoire de chasubles orange pour responsables et animateurs lors des déplacements.

Gestion médicale, assurances et sécurité

• Prise en charge des frais médicaux et organisation du suivi des incidents médicaux ; gestion des déclarations et relations avec les assurances.
• Procédure d’urgence opérationnelle 24h/24 pendant les séjours.
• Mise en place de procédures de gestion et de reporting des incidents (fiches d’incident, alerte, suivi).

Modalités opérationnelles et obligations complémentaires

• Mise à disposition des éléments de planification, fiches incidents et documents administratifs demandés.
• Possibilité d’augmentation des effectifs maximums par séjour jusqu’à 25% selon les besoins définis.
• Toutes prestations complémentaires nécessaires à l’organisation et à la sécurité des séjours (assurances, gestion quotidienne, encadrement lors des transports, animations) doivent être assurées par l’organisme en charge de l’exécution et chiffrées dans le bordereau de prix unitaires.