Organisation des journées et soirées du groupe sur instao.fr

Périmètre général

Coordination complète en tant qu'« assemblier » : identification et réservation d'espaces adaptés, repérages techniques, gestion des autorisations, coordination et pilotage des sous‑prestataires (technique, restauration, sécurité, nettoyage, etc.).
Gestion logistique : livraisons, stockage, offices, mise en place, service, enlèvement et évacuation des déchets, nettoyage et restitution conforme aux règles du lieu.
Fourniture matérielle et mobilier : badges, signalétique modulable (potelets, affichage A3), vestiaire (cintres, tickets), tables, nappage, mange‑debout houssés, guéridons, chaises, régie, matériels techniques son/lumière/vidéo.
Ressources humaines opérationnelles : staffing office/service/hôtesses/vestiaire/régie/sécurité, gestion des plannings et management du personnel.

Convention (journée)

Capacité dimensionnée pour ~250 personnes assises (mode théâtre) avec loges intervenants, espace catering, pauses extérieures possibles.
Technique : scène dimensionnée, écran arrière, pupitre plexi personnalisable, micros (col de cygne + HF), retours écran (présentation + timer), kit son & lumière professionnel, vidéoprojection et connexion internet dimensionnée pour ~250 connexions simultanées, équipe de régie son/lumière/vidéo, captation vidéo (plans serrés/large) et fourniture des rushes sur support.
Restauration journée : pauses café/thés (machines espresso/pro, laits, jus ≥3, eaux), viennoiseries (prévoir nombre selon scénarios), cocktail déjeunatoire buffet 25 pièces/personne minimum, options végétariennes, gestion des allergènes et conservation d'échantillons alimentaires.

Soirée (soirée festive)

Capacité dimensionnée pour ~700 personnes en configuration soirée (salle pouvant accueillir ≥800 en mode cocktail pour sécurité), privatisation, loges artistes/équipes, espaces restauration et animations, vestiaire.
Technique : scène et régie pour discours et soirée dansante, logo en fond de scène, son & lumière de qualité, microphones HF, option captation et projection fond de scène.
Animations minimales : DJ, studio photo fond vert, 1–2 artistes de show (au moins un en show scénique), options décoratives/scénographiques.
Restauration soirée : apéritif sans alcool pour accueil, cocktail dînatoire base ~35 pièces/personne avec minimum 2 animations chaudes (dont 1 viande non‑porc et 1 poisson/crustacé), animations salées froides et desserts, options végétariennes, service boissons alcoolisées limitées (vins/bières, pas d'alcools forts sauf option), gestion RSE du surplus alimentaire.

Livrables et obligations

Fourniture des livrables techniques (captures vidéo/rushes, supports pour régie), planning détaillé, DPGF et mémoire technique au format exigé.
Obligation de résultat sur disponibilité et qualité des espaces, respect des règles techniques électriques, sécurité, nettoyage et délais d'intervention.

Exigences hygiène & RSE

Respect du paquet hygiène pour restauration, signalétique allergènes, gestion températures et conservation, propositions pour réduction d'impact environnemental (gestion déchets, achats responsables, mobilité), valorisation du don du surplus alimentaire.

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