Organisation d'événements et prestations associées sur instao.fr

1. Conception et pilotage de projet

Conseil et assistance dès l'initialisation jusqu'au bilan : réunion de lancement, élaboration du planning, proposition et présélection de lieux, accompagnement aux visites, définition du périmètre et du calendrier opérationnel.
Pilotage administratif et financier : suivi budgétaire, gestion des commandes, facturation, préparation du bilan qualitatif et financier post-événement.

2. Organisation opérationnelle et logistique

Gestion complète des participants : inscription, envoi des invitations, gestion des listes, badges, accueil et orientation sur site.
Logistique matérielle : location et mise en place de salles, aménagements (scène, mobilier, stands), fourniture et gestion des équipements audiovisuels, supports d'information imprimés ou numériques.
Gestion des aspects sécurité et accessibilité : analyse des risques, coordination des prestataires sécurité, mise en œuvre des mesures nécessaires selon le type d'événement.

3. Prestations de restauration

Fourniture et service de repas et collations (petit-déjeuner, pauses, déjeuners, cocktails), incluant préparation, conditionnement, livraison, service à table ou en libre-service selon besoin, et gestion de la chaîne du froid.
Propositions de menus adaptés aux régimes alimentaires et options durables (menus végétariens/vegan, circuits courts, labels bio), organisation du service et du nettoyage des espaces de consommation.

4. Hébergement et événements résidentiels

Recherche et réservation d'hébergements adaptés, gestion des réservations, paiements, annulations et relations hôtelières; organisation complète des séminaires résidentiels (hébergement + salles + restauration).
Proposition d'alternatives en cas d'indisponibilité et ajustements sans modification substantielle des conditions commerciales prédéfinies.

5. Animation et activités annexes

Conception et coordination d'animations, intervenants, prestations artistiques ou techniques, ateliers et activités annexes ; gestion des contrats avec sous-traitants (traiteurs, animateurs, logistique).

6. Contrôles qualité et engagement contractuel

Mise en place d'une procédure qualité, fiches qualité à compléter pour chaque prestation, actions correctives sous 5 jours ouvrés en cas d'incident, traçabilité des produits alimentaires et respect des règles d'hygiène.
Fourniture de justificatifs et pièces demandées (factures, certificats, photos) pour vérification des engagements.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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