Organisation événement interne Festiv'AP

Achats et gestion des prestataires

• Recherche, sollicitation et consolidation de devis pour l'ensemble des prestations (restauration, animations, activités sportives, mobilier, tentes, sanitaires, barriérage, signalétique, sonorisation, scène, etc.).
• Constitution d'un tableau récapitulatif des devis et formulation de recommandations.
• Application d'une procédure d'appel à devis pour prestations inférieures aux seuils définis (sollicitation d'au moins trois offres pour prestations < 40 k€ HT).

Opérations jour J

• Coordination logistique complète : installation et démontage des infrastructures, gestion des flux, propreté, sécurité opérationnelle, encadrement des activités et volontaires, gestion du nettoyage et des déchets.
• Supervision technique (sonorisation, scène, éclairage, signalétique, mobilier) et coordination des interventions des différents fournisseurs.

Billetterie et inscriptions

• Mise en place et gestion d'une plateforme de billetterie en ligne avec fonctionnalités de gestion des inscriptions, relances automatiques et modifications de réservation.

Livrables attendus

• Scénarios détaillés et plans d'implantation.
• Programme des animations et liste des intervenants avec planning.
• Budget estimatif global et suivi budgétaire.
• Cahier des charges pour les prestations à sous-traiter et tableau consolidé des devis.
• Plan de gestion des déchets et préconisations durables (matériel réutilisable/recyclable).

Contraintes opérationnelles et techniques

• Adaptation des installations aux contraintes de sites sensibles (limites de charges, répartition des équipements, circulation).
• Coordination avec partenaires institutionnels et gestion des autorisations techniques nécessaires.

Exclusions

• Actions de promotion interne et dispositifs sanitaires dédiés (hors périmètre d'exécution décrit ci-dessus).