Organisation des élections des représentants des locataires

Préparations pré-vote

• Réception, contrôle, nettoyage et restructuration des fichiers électeurs fournis ; établissement des listes d’émargement à partir des fichiers.
• Présentation et validation des matériels de vote auprès de chaque organisme.
• Conception et fabrication des courriers et kits électoraux selon modèles fournis (enveloppe porteuse, bulletins, étiquettes, notices) ; fourniture de bons à tirer (BAT) pour toutes les fabrications.
• Notification et envoi des candidatures selon les modalités requises.

Exécution postale et traçabilité

• Mise en oeuvre des opérations d’acheminement postal des kits électoraux et justification/traçabilité des envois et quantités.
• Chiffrage du matériel avec émargement séparé (séparation des fiches d’émargement et des bulletins de vote).

Dépouillement et production des résultats

• Dépouillement automatisé des bulletins retournés ; installation, test et démonstration des dispositifs de dépouillement fournis.
• Respect des principes de confidentialité et double lecture des traitements (séparation nominatif/vote) ; personnel et dispositif dimensionnés pour un dépouillement efficace.
• Production de procès-verbaux résumant inscrits, votants, votes exprimés, blancs, nuls et répartition des sièges.

Variante électronique (hybride)

• Fourniture optionnelle d’une solution de vote électronique intégrée à la procédure par correspondance : envoi d’identifiants/mots de passe par voies séparées, site sécurisé (HTTPS/SSL), architecture séparant données nominatives et votes, accessibilité mobile.

Commandes, modifications et réception

• Exécution des prestations au titre de bons de commande émis au fil de l’eau ; gestion des bons (mentions obligatoires, rectificatifs, suspensions, interruptions) conformément aux modalités contractuelles.
• Contrôle de conformité des livrables et procédures de réception avec possibilités d’ajournement et mise en conformité des prestations livrées.

Sécurité, conformité et traçabilité

• Assistance pour la conformité CNIL des traitements de données personnelles.
• Mise en place de procédures de sécurité, traçabilité des échanges et gestion des anomalies et recours.