Organisation de la conférence CEA-Leti Innovation Days 2026 sur instao.fr

Coordination générale et pilotage

Prise en charge du pilotage global des activités liées à la conférence, organisation des réunions de suivi, gestion des contrats et approbation des documents destinés à des tiers.
Mise en place d'un secrétariat dédié et d'une équipe de coordination multilingue pour la préparation, le déroulement et le suivi post-événement.

Gestion administrative et financière des inscriptions

Facturation et encaissement des sponsors, exposants et inscriptions individuelles (payantes et gratuites) selon bons de commande fournis.
Suivi des paiements, relances, recouvrement des impayés, édition de factures et production d’un bilan financier final.

Plateforme d'inscription et back-office

Création et hébergement d’une plateforme d’inscription en anglais accessible 24/7 avec URL dédiée et formulaire intégré.
Modules : gestion des codes de réduction/invitations, billetterie payante, paiement en ligne, pages listant les participants par session, tableau de bord temps réel et suivi du chiffre d’affaires (sponsors/exposants/ticketing).

Accueil des participants et gestion sur site

Coordination des équipes d’accueil (hôtesses/hôtes), impression et distribution des badges, émargement, récupération de badges, impression de factures sur place.
Gestion des effectifs d’accueil en fonction des flux et accompagnement VIP.

Rendez-vous d’affaires

Mise à disposition d’une plateforme conviviale de prise de rendez-vous multi-critères, gestion des demandes/acceptations, intégration dans les agendas des participants, relances et présence pour suivi opérationnel.

Gestion des invités et intervenants

Plateforme et secrétariat dédiés aux invités/intervenants, gestion logistique des déplacements et hébergement selon barème, avance des frais, suivi des dépenses et procédure de remboursement.
Assistance avant, pendant et après les déplacements.

Plateforme de dépôt et diffusion des supports

Mise en place d’un espace sécurisé pour dépôt des présentations par les speakers et diffusion contrôlée des supports après l’événement, conditionnée par la restitution d’un questionnaire de satisfaction.

Tranche optionnelle : contrôle d’accès

Proposition et chiffrage d’un dispositif de contrôle d’accès (solution technique et modalités de collecte/stockage sécurisées des données). Préciser modalités de protection et hébergement des données.

Sécurité, confidentialité et conformité des données

Conception et mise en œuvre des mesures RGPD : hébergement en UE ou mesures équivalentes, tenue des registres de traitement, obligations contractuelles pour les sous-traitants.
Élaboration et application d’un plan de prévention et de sécurité pour le site, coordination des habilitations et formations nécessaires.

Livrables attendus

Plateforme d’inscription opérationnelle avec back-office et reporting temps réel.
Plateforme de rendez‑vous et d’hébergement des présentations.
Procédure de facturation et bilan financier final.
Documents de sécurité, registre RGPD et rapports post-événement.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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