Numérisation des dossiers individuels des agents

Paramètres et formats de numérisation

• Livrables au format PDF/A, avec option OCR (niveau de précision de l’OCR à préciser par l’offre).
• Résolution attendue : 200 ou 300 dpi selon nature des pièces.
• Traitements demandés : numérisation recto/verso, gestion de la colorimétrie, suppression des pages blanches, correction d’orientation.
• Nomination et rangement des fichiers selon un plan de classement et des règles de nommage strictes (ex. «1111 DUPONT Albert»).

Métadonnées et livrables

• Transmission d’un fichier exportable contenant au minimum : nom de fichier, format, date et heure, matricule, nom et prénom.
• Constitution de livrables indexés exploitables par l’outil GED cible (export compatible pour import dans l’environnement Efalia).

Qualité, normes et convention

• Mise en œuvre d’un Plan d’Assurance Qualité (PAQ) et réalisation de contrôles qualité/épreuves.
• Conformité et révision selon la norme NF Z42-026 et mise en place d’une convention de numérisation (convention de numérisation / CDN) précisant responsabilités et traitements post-numérisation.

Transmission, stockage et restitution

• Transfert sécurisé des fichiers (ex. SFTP) vers un serveur sécurisé ; rythme cible de livraison : 200 dossiers toutes les deux semaines en vitesse de croisière.
• Stockage intermédiaire sécurisé des fichiers numérisés et restitution des lots papier physiques au donneur d’ordre après numérisation.

Organisation et pilotage

• Réunions de cadrage, comités de pilotage et suivi opérationnel des phases de production.
• Modalités d’intervention pour demandes exceptionnelles et procédures d’urgence.