Numérisation de dossiers et archivage numérique du registre des transports sur instao.fr

Volumes et périmètre

Numérisation de 1 000 dossiers pour la tranche ferme, avec une option pour 1 000 dossiers supplémentaires.
Nombre moyen de pages : 150 pages par dossier ; environ 15 % en recto‑verso.

Opérations de numérisation et traitements techniques

Tri et préparation des dossiers selon un plan de classement défini (gestion des formats A4 majoritaires, quelques A3/A5).
Numérisation en niveau de gris à 300 DPI.
OCR actif appliqué aux images numérisées.
Pages blanches non numérisées.
Renommage des fichiers selon règles de nommage en CamelCase et arborescence codifiée correspondant à la codification des registres et dossiers.
Création d’une arborescence de fichiers conforme aux règles de codification et structuration définies.

Livrables et restitution

Enregistrement des fichiers sur un disque dur fourni par l’opérateur, remise du disque dur à l’organisme destinataire et vérification des contenus.
Restitution des dossiers physiques dans des boîtes d’archives étiquetées avec contenu décrit.
Fourniture des bordereaux de traçabilité et des états de livraison / restitution.

Logistique, traçabilité et sécurité

Récupération des dossiers sur les sites de conservation indiqués, conditionnement et transport vers le(s) site(s) de numérisation.
Mise en place d’un système de traçabilité physique (bordereau d’enlèvement signé par les deux parties) et suivi des lots pendant les opérations.
Garantie de confidentialité et sécurisation des données durant toute la prestation.

Destruction ciblée et règles de conservation

Destruction d’éléments identifiés : liasses fiscales de plus de 3 ans, post‑it, notes manuscrites, licences périmées, accusés de réception (selon règles définies).
Restitution des dossiers numérisés et des boîtes d’archives étiquetées.

Organisation de projet et contrôle qualité

Réunion de démarrage et validation d’une fiche process / mode opératoire.
Mise en place d’un protocole et d’un calendrier de suivi de projet, incluant les étapes : tri, numérisation, indexation, renommage, OCR, enregistrement, restitution et traçabilité.
Contrôle qualité et vérification des livrables (vérification du disque dur et validation des enregistrements).

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Numérisation de dossiers et archivage numérique du registre des transports

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