Numerisation de documents d'archives

• Numérisation des documents : Les documents doivent être numérisés en niveaux de gris dans les locaux du prestataire, avec une manipulation précautionneuse des documents.

• Conditionnement des documents : Les documents doivent être déconditionnés pour la numérisation, puis remis en place dans leur état initial après traitement.

• Transport des documents : Le transport aller-retour des documents doit respecter les normes de sécurité relatives aux documents patrimoniaux.

• Compression et format des fichiers : La numérisation doit se faire à un taux de compression permettant une consultation aisée, avec une recommandation pour le format JPEG.

• Découpage et recadrage : Les marges doivent être supprimées et les images recadrées au plus près du cadre.

• Mise à disposition des fichiers : Les fichiers numérisés doivent être livrés sur un disque dur, propriété des archives, et conservés sur un serveur de sauvegarde jusqu'à l'admission globale de la prestation.

• Fichier de récolement : Un complément du fichier de récolement fourni par la direction des Archives doit être réalisé.

• Rapport de production : Un rapport de production doit être fourni à la fin de la prestation.

• Contrôle de la prestation : Un contrôle conjoint de la prestation sera effectué par la direction des archives et le prestataire.

Caractéristiques techniques pour la numérisation des documents

• Résolution : Les taux de compression et les résolutions seront précisés lors des réunions préparatoires. Les images doivent être lisibles et de qualité satisfaisante pour les usages d'archives.

• Cadrage : Les fichiers images doivent être recadrés au plus près du cadre, et les images orientées dans le sens de la lecture.

• Pages blanches : Les pages blanches et vierges ne doivent pas être numérisées, un intercalaire doit être inséré pour indiquer leur présence.