Matériels et produits d'entretien et d'hygiène

Le marché porte sur l’achat et la livraison de matériels d’entretien, de produits d’entretien courants, de produits techniques et de maintenance, ainsi que de produits d’hygiène corporelle. Les six lots sont indépendants et les fournitures doivent respecter les normes françaises NF et européennes CE en vigueur.

• Lot 1 : matériels d’entretien et gestion des déchets pour Domanys, Grand Dole Habitat, Hamaris et Orvitis.
• Lot 2 : matériels d’entretien et gestion des déchets pour Chaumont Habitat.
• Lot 3 : produits d’entretien courants pour Domanys, Grand Dole Habitat, Hamaris et Orvitis.
• Lot 4 : produits d’entretien courants pour Chaumont Habitat.
• Lot 5 : produits techniques et de maintenance pour Grand Dole Habitat, Hamaris et Orvitis.
• Lot 6 : produits d’hygiène corporelle pour Domanys, Grand Dole Habitat, Hamaris et Orvitis.

Caractéristiques et documentation

Les caractéristiques détaillées et les valeurs minimales figurent dans les bordereaux de prix unitaires. Les fournitures indisponibles doivent être remplacées par des produits au minimum équivalents, sans supplément de prix et après validation. Le titulaire fournit les fiches techniques et fiches de données de sécurité comportant les prescriptions nécessaires à l’utilisation des produits.

Pour les lots 1 et 2, les sacs et housses à déchets sont normés NF et peuvent être à usage lourd. Les densités prévues sont : sac fin de 11 à 18 microns, sac standard de 25 à 29 microns, sac épais de 30 à 45 microns et sac renforcé de 46 à 80 microns.

Pour les lots 3 et 4, certains détergents sont soumis à un écolabel européen ou équivalent, notamment le détergent neutre sols et surfaces, le détergent nettoyant vitre et le détergent désodorisant ou sur-odorant désinfectant pour sols.

Commandes et livraisons

Le titulaire désigne un interlocuteur privilégié pour chaque lot, assure le suivi auprès des organismes, coordonne les commandes, signale les difficultés et prend en charge le règlement des litiges. En cas de remplacement, l’interlocuteur doit disposer de compétences équivalentes et être remplacé dans un délai maximal de 10 jours ouvrés.

Les commandes sont émises au fur et à mesure des besoins, sauf organisations spécifiques prévues pour certains bénéficiaires. Chaque commande précise notamment les références, quantités, prix, coordonnées, adresse de livraison et délai ou date d’exécution. Le titulaire met à disposition un site de commande en ligne permettant :

• la création de profils utilisateurs et de profils valideurs ;
• la constitution d’un catalogue restreint aux produits du bordereau ;
• la demande et la validation des commandes ;
• le paramétrage d’un montant maximum de commande ;
• la production de statistiques par acheteur, collaborateur et produit.

Le délai maximal de livraison d’une commande est de 5 jours ouvrés, sous réserve du délai spécifique proposé pour le lot concerné. Les livraisons sont effectuées aux frais et sous la responsabilité du titulaire, y compris le conditionnement, le chargement, l’arrimage et le déchargement. Elles sont accompagnées d’un bon de livraison indiquant notamment la date d’expédition, le numéro de commande, les fournitures, les quantités et, lorsque la réglementation l’impose, les numéros de lots de fabrication. Chaque colis porte un numéro apparent et contient l’inventaire de son contenu.

Les modalités opérationnelles comprennent notamment : préavis d’un jour ouvré pour Domanys et Chaumont Habitat, préavis d’un jour ouvré pour Grand Dole Habitat, préavis de trois jours pour Hamaris avec choix d’une tranche horaire, et respect du jour souhaité par Orvitis. Les commandes d’Hamaris et de Chaumont Habitat sont semestrielles avec livraison unique ; les agences d’Orvitis sont livrées par trimestre, tandis que les livraisons au siège d’Orvitis et les commandes de Domanys interviennent au besoin.

Mise en place, contrôles et garantie

Une réunion de cadrage à distance est organisée dans les 15 jours suivant la notification. Elle porte sur les modalités du marché, la méthodologie, la prise de rendez-vous, l’équipe mobilisée et les interlocuteurs. Le titulaire transmet sous 30 jours la liste exhaustive du personnel dédié ; les personnels intervenant sur site portent un badge ou une carte d’identité professionnelle.

Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives. L’acheteur peut prononcer l’admission, l’ajournement, la réfaction ou le rejet. Les fournitures non conformes peuvent devoir être complétées, reprises ou remplacées. La garantie légale s’applique ; à défaut, la garantie est d’un an à compter de la décision d’admission et couvre la remise en état ou le remplacement, ainsi que les frais associés.